Privacyverklaring voor medewerkers

Het bedrijf van de Volvo Group waarbij u in dienst bent of bent geweest (hierna 'Volvo' genoemd), is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die Volvo van u verkrijgt en van de andere bronnen die hieronder worden beschreven.

'Beheer' betekent dat Volvo bepaalt met welk doel en welke middelen uw persoonsgegevens worden verwerkt. Volvo is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens conform de van toepassing zijnde wetten en voorschriften voor de privacy van persoonsgegevens.  

Mocht u vragen hebben over het verwerken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de Volvo Group Privacy Officer op gpo.office@volvo.com of per post of telefoon op:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, afdeling AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Zweden 
+46 (0) 31 66 00 00

Voor de doeleinden van deze privacyverklaring is 'persoonsgegevens' alle informatie over een specifieke persoon of die een specifieke persoon identificeert of kan identificeren. Met andere woorden, het is elk stukje informatie dat aan u kan worden gekoppeld.  

Voor de doeleinden van deze privacyverklaring betekent de term 'verwerken' of 'verwerking' elk gebruik van persoonsgegevens, inclusief maar niet beperkt tot het verzamelen, opnemen, ordenen, opslaan, aanpassen, wijzigen, overdragen, beschikbaar stellen, blokkeren, verwijderen of vernietiging van persoonsgegevens.

Juridische grond

Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken op basis van een of meer van de hieronder vermelde juridische gronden die hier nader worden toegelicht.

• Contractuele verplichting Volvo kan uw gegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is om aan een contractuele verplichting jegens u te voldoen, bijvoorbeeld om uw contractueel overeengekomen salaris, pensioen en andere uitkeringen te kunnen betalen.
• Wettelijke verplichting. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld om uw inkomsten aan de belastingdienst te melden of om te voldoen aan gerechtelijke bevelen en wettelijke meldingsvereisten.
• Gerechtvaardigde belangen. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is voor de doeleinden van een gerechtvaardigd belang dat wordt nagestreefd door Volvo of een derde partij. Het is normaliter als een gerechtvaardigd belang van Volvo beschouwd om de dagelijkse werkzaamheden te beheren, de vestigingen en apparatuur te beveiligen en interne controle te behouden. Volvo beoordeelt per geval of het verwerken van persoonsgegevens van werknemers op basis van gerechtvaardigde belangen van toepassing is. Volvo moet bijvoorbeeld bepaalde persoonsgegevens verwerken om het beheer van uw werkgerelateerde reizen mogelijk te maken, waarbij het gerechtvaardigde belang van Volvo is om de dagelijkse activiteiten te beheren; of Volvo moet bepaalde persoonsgegevens verwerken om de status en locatie van de IT-apparatuur te controleren, waarbij het gerechtvaardigde belang van Volvo is om de apparatuur te beveiligen.
  
  Waar hierin wordt vermeld dat Volvo vertrouwt op zijn gerechtvaardigde belangen voor een bepaald verwerkingsdoel, is Volvo van mening dat deze gerechtvaardigde belangen niet zwaarder wegen dan uw belangen, rechten of vrijheden, gezien (i) de transparantie die Volvo biedt over de verwerkingsactiviteit, (ii) de benadering op basis van 'privacy by design' die Volvo hanteert, (iii) Volvo's regelmatige privacybeoordeling en (iv) de rechten die u heeft met betrekking tot de verwerkingsactiviteit. Als u meer informatie wilt over deze afwegingsaanpak, neem dan contact op met de Volvo Group Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.
• Vitale belangen. Volvo kan uw persoonsgegevens verwerken om de vitale belangen van u en anderen te beschermen als Volvo gegronde redenen heeft om aan te nemen dat een dergelijke verwerking van uw persoonsgegevens aanzienlijke potentiële schade voor u of anderen kan voorkomen of verminderen.
• Toestemming​. In uitzonderlijke gevallen en alleen als er geen andere juridische reden van toepassing is, kan Volvo uw expliciete toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Een dergelijke toestemming is uw keuze en is geheel vrijwillig.

Volvo kan de volgende categorieën gegevens verwerken die, op zichzelf of in combinatie met andere gegevens, persoonsgegevens kunnen vormen en voor de algemene doeleinden die worden vermeld in Tabel 1 hieronder.

Houd er rekening mee dat de onderstaande lijst slechts een lijst met voorbeelden is en niet bedoeld als een uitputtende lijst, en dat Volvo niet noodzakelijk alle onderstaande gegevens over u zal verwerken. Sommige verwerkingsdoeleinden overlappen elkaar en er kunnen verschillende doeleinden zijn die ons gebruik van uw persoonsgegevens rechtvaardigen.

Tabel 1 - Categorieën, doel en juridische grond voor verwerking

Specifiek over bijzondere categorieën persoonsgegevens

Er wordt specifiek op gewezen dat lidmaatschap van vakbonden en sommige aspecten van gezondheids- en veiligheidsgegevens kunnen worden beschouwd als speciale categorieën met persoonsgegevens onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensprivacy, en dat ze met extra zorg moeten worden behandeld en aanvullende beschermingsmaatregelen vereisen. Volvo zal alleen speciale categorieën persoonsgegevens verwerken als Volvo bij collectieve overeenkomst toestemming heeft gekregen om dergelijke gegevens te verwerken, een wettelijke verplichting of een legitieme zakelijke behoefte heeft om dergelijke gegevens te verwerken (inclusief maar niet beperkt tot voorzichtige praktijken om wijdverbreide noodsituaties op gezondheidsgebied te helpen beheersen). In dergelijke gevallen zal Volvo u informeren en (indien wettelijk verplicht) uw uitdrukkelijke toestemming vragen om dergelijke gegevens te verwerken. U dient zich ervan bewust te zijn dat het geen voorwaarde in uw contract met ons is dat u instemt met een verzoek van ons om toestemming.

Specifiek over cameratoezicht

Volvo mag cameratoezicht gebruiken (zoals hierboven gedefinieerd) waar dit wettelijk is toegestaan. Cameratoezicht wordt over het algemeen gebruikt om ongeoorloofde toegang tot de gebouwen en apparatuur van Volvo te controleren en te voorkomen, maar in sommige landen kan het ook worden gebruikt om naleving van richtlijnen en procedures voor gezondheid en veiligheid te waarborgen en voor algemene productieverbeteringsdoeleinden. Camerabeelden en -opnames worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk op need-to-know-basis (bijvoorbeeld om een incident te onderzoeken).

Specifiek over geautomatiseerde besluitvorming

Volvo voert niet regelmatig en systematisch geautomatiseerde besluitvorming uit die rechtsgevolgen heeft voor personen of een vergelijkbaar significant effect zou hebben. In het geval dat u contact heeft met een Volvo-bedrijf dat dergelijke geautomatiseerde besluitvorming uitvoert, dient u een specifieke kennisgeving te ontvangen met de details van de geautomatiseerde besluitvorming. 

Volvo zal uw persoonsgegevens voornamelijk van uzelf verkrijgen, bijvoorbeeld tijdens de sollicitatie- en onboardingprocedure, tijdens de duur van het dienstverband en, in sommige gevallen waar toegestaan, na scheiding.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verkregen via uw manager of Human Resources, of een andere derde partij aan wie u ons heeft doorverwezen om uw persoonsgegevens te verkrijgen, bijvoorbeeld wanneer we contact opnemen met referenties die door u aan Volvo zijn verstrekt.

Sommige persoonsgegevens worden mogelijk ook automatisch gegenereerd door de IT- of andere systemen van Volvo, bijvoorbeeld bij het aanmaken van uw gebruikersnaam in de Volvo-systemen.

Behalve voor bepaalde informatie die wettelijk vereist is, is uw beslissing om persoonsgegevens aan Volvo te verstrekken vrijwillig. U zult daarom geen nadelige gevolgen ondervinden als u uw persoonsgegevens niet aan Volvo wilt verstrekken.

Houd er echter rekening mee dat Volvo bepaalde persoonsgegevens met betrekking tot u moet verwerken om uw dienstverband bij Volvo te beheren, zoals de arbeidsovereenkomst, de levering van IT-tools en -diensten, toegangsrechten tot de gebouwen van Volvo en de betaling van salaris en uitkeringen. Dienovereenkomstig kan Volvo u mogelijk geen baan aanbieden als u uw persoonsgegevens niet verstrekt of Volvo niet toestaat bepaalde persoonsgegevens te verwerken in verband met uw dienstverband.

Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere bedrijven van de Volvo Group en met bepaalde categorieën van derde partijen (zoals hieronder nader toegelicht), wat kan inhouden dat uw persoonsgegevens naar andere landen worden overgedragen.

Delen van persoonsgegevens binnen de Volvo Group

De Volvo Group is een wereldwijde organisatie met kantoren en activiteiten over de hele wereld, en uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen of internationaal toegankelijk zijn voor de wereldwijde bedrijven van de Volvo Group en tussen de verschillende entiteiten en gelieerde ondernemingen. Alle overdrachten van uw persoonsgegevens aan andere bedrijven van de Volvo Group (inclusief overdrachten van binnen de EU/EER naar buiten de EU/EER) vallen onder een intercompany-overeenkomst op basis van door de EU goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere mechanismen die erkend zijn of van tijd tot tijd worden goedgekeurd door de relevante autoriteiten. Een dergelijke overeenkomst weerspiegelt de normen die zijn opgenomen in de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU). Het hebben van deze overeenkomst betekent dat alle entiteiten van de Volvo Group zich aan dezelfde interne regels moeten houden. Het betekent ook dat uw rechten hetzelfde blijven, ongeacht waar uw gegevens door Volvo Group worden verwerkt.

Delen van persoonsgegevens met derden buiten de Volvo Group

Naast het delen van persoonsgegevens tussen bedrijven uit de Volvo Group, zoals hierboven uiteengezet, kan Volvo uw persoonsgegevens ook delen met bepaalde categorieën derde partijen, waaronder:

• Zakenpartners, zoals leveranciers en dienstverleners van de Volvo Group in verband met hun levering van producten en diensten aan de Volvo Group, zoals IT-serviceproviders, reisbureaus, loonadministratie- en uitkeringsinstanties, pensioen- en verzekeringsmaatschappijen, bedrijfsgezondheidszorgverleners, dienstverleners van bedrijfswagens en bedrijfskaartaanbieders.
• Vakbonden, indien van toepassing in verband met ontslagen, beëindiging van het dienstverband, PPI-zaken (persoonlijke verbeteringsplannen), interne reorganisatieprojecten en fusie- en overnameprojecten.
  
• Professionele adviseurs, zoals verzekeraars, advocaten en andere professionele adviseurs in verband met verzekeringsclaims, audits en het ontvangen van adviesdiensten.
• Tegenpartijen en hun adviseurs, zoals in verband met fusie- en overnameprojecten.
• Hulpverleners, zoals politie, brandweer, ambulance en pechhulp in verband met noodhulp.
• Politie, regelgevende autoriteiten en andere openbare en gerechtelijke instanties in verband met wettelijke verplichtingen zoals gerechtelijke bevelen of wettelijke rapportagevereisten of indien dit in uitzonderlijke gevallen nodig wordt geacht om de vitale belangen van u of anderen te beschermen.

Alle externe dienstverleners en professionele adviseurs aan wie uw persoonsgegevens worden verstrekt, worden geacht en zijn verplicht om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen en mogen uw persoonsgegevens alleen gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy.

Verder, in het geval dat een bedrijf van de Volvo Group dat is gevestigd binnen de EU/EER persoonsgegevens doorgeeft aan externe derden die zich buiten de EU/EER bevinden, zal het relevante bedrijf van de Volvo Group zich ervan vergewissen dat er passende waarborgen zijn die voldoende beschermingsniveaus voor uw persoonsgegevens bieden, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU). Dit kan bijvoorbeeld het gebruik van door de EU goedgekeurde modelcontractbepalingen omvatten of een ander mechanisme dat van tijd tot tijd wordt erkend of goedgekeurd door de relevante autoriteiten.

Als u vragen heeft over hoe Volvo uw persoonsgegevens deelt, neem dan contact op met de Volvo Group Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.

Volvo maakt gebruik van passende en redelijke juridische, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder beveiliging van informatietechnologie en fysieke beveiligingsmaatregelen, om persoonsgegevens adequaat te beschermen.

Deze maatregelen zijn afgestemd op de risico's van de verwerking van persoonsgegevens en op de gevoeligheid van de persoonsgegevens en houden rekening met de vereisten van de toepasselijke lokale wetgeving. Daarnaast worden de maatregelen continu verbeterd in lijn met de ontwikkeling van beschikbare beveiligingsproducten en -diensten.

Volvo vereist dat alle personen zich houden aan het toepasselijke beveiligingsbeleid met betrekking tot persoonsgegevens bij het gebruik van Volvo-systemen. 

Volvo bewaart uw persoonsgegevens normaal gesproken tijdens het dienstverband en zoals gedocumenteerd in ons gegevensbewaarschema en toepasselijke aanvullingen. Nadat uw dienstverband is beëindigd, zal Volvo alleen de persoonsgegevens verwerken die nodig worden geacht voor het afronden van de doelen waarvoor ze zijn verzameld en alleen tot het moment waarop aan dit doel is voldaan, of, indien langer, gedurende de tijd die nodig wordt geacht om te voldoen aan lokale wettelijke, belastings- of uitkeringsverplichtingen of om te voldoen aan eventuele juridische vereisten in het geval van een werkelijk, dreigend of verwacht geschil of claim.

U heeft mogelijk het recht om het volgende te doen, als de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy daarin voorziet:

• Verzoeken om toegang tot de persoonsgegevens die Volvo over u verwerkt: dit geeft u het recht om te weten of we persoonsgegevens over u bewaren en, als we dat doen, daarover informatie en een kopie van de specifieke stukken en categorieën van persoonsgegevens te verkrijgen.
• Verzoeken om rectificatie van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.
• Bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens: Dit geeft u het recht om te verzoeken dat Volvo uw persoonsgegevens niet langer verwerkt.
• Verzoeken om het wissen of verwijderen van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om te verzoeken om het wissen of verwijderen van uw persoonsgegevens, ook wanneer dergelijke persoonsgegevens niet langer nodig zijn om de doeleinden te bereiken.
• Verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om te verzoeken dat Volvo uw persoonsgegevens alleen in beperkte omstandigheden verwerkt, ook met uw toestemming.
• Verzoeken om overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens: dit geeft u het recht om een kopie (in een draagbaar en, indien technisch haalbaar, gemakkelijk bruikbaar formaat) van uw persoonsgegevens te ontvangen, of om Volvo te verzoeken om dergelijke persoonsgegevens naar een andere gegevensbeheerder te verzenden.
• In het geval dat onze verwerking van uw persoonsgegevens of een deel daarvan gebaseerd is op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken, in welk geval Volvo zal stoppen met alle verdere verwerkingsactiviteiten van uw persoonsgegevens of het relevante deel daarvan (hoewel een dergelijke intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de gegevensverwerkingsactiviteiten voorafgaand aan de intrekking).

Houd er echter rekening mee dat Volvo niet altijd hoeft te voldoen aan een verzoek om de gegevens te verwijderen, te bewerken, te corrigeren of over te dragen. Dit wordt per geval beoordeeld op basis van de wettelijke verplichtingen van Volvo en de uitzonderingen op dergelijke rechten.

U heeft ook het recht klachten die u mogelijk heeft betreffende Volvo's verwerking van uw persoonsgegevens voor te leggen aan een toezichthoudende instantie. Voor meer informatie over deze rechten en hoe u ze kunt uitoefenen, kunt u contact opnemen met de Volvo Group Privacy Officer via de hierboven vermelde contactgegevens.

Volvo raadt aan om deze privacyverklaring regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen daarin.

We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring indien nodig te wijzigen. Wanneer we dat doen, zullen we bovenaan deze privacyverklaring de datum noteren waarop dergelijke wijzigingen zijn aangebracht en/of wanneer ze van kracht worden.