La pubblicazione e la validità della presente versione decorrono dal 13/05/2021
La presente informativa fornisce indicazioni sul trattamento dei dati personali dei suoi dipendenti operato dal Gruppo Volvo ("Informativa sulla privacy"). Se l'utente è oppure è stato dipendente di una società del Gruppo Volvo, i suoi dati personali possono essere soggetti a trattamento da parte dell'azienda.
Ai fini della presente informativa, per "Gruppo Volvo" si intende AB Volvo (publ.) e le entità controllate direttamente o indirettamente da AB Volvo, incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, entità appartenenti a una delle principali Aree di business e Divisioni mezzi pesanti del Gruppo Volvo (nella loro forma presente e futura) come Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions e Volvo Energy.
La presente Informativa sulla privacy si applica solo quando il Gruppo Volvo raccoglie o elabora in altro modo dati personali per i propri scopi (ovvero, quando il Gruppo Volvo (in autonomia o di concerto con altre entità) svolge la funzione di titolare del trattamento e determina pertanto gli scopi per i quali e il modo in cui eventuali dati personali sono trattati).
La presente Informativa sulla privacy non si applica quando il Gruppo Volvo raccoglie o elabora in altro modo dati personali per conto di un'altra società, ad esempio per i concessionari indipendenti, gli importatori, i fornitori e i clienti del Gruppo Volvo.
Oltre alla presente Informativa sulla privacy, alcuni sistemi, applicazioni e processi del Gruppo Volvo possono prevedere proprie informative sulla privacy, che forniscono ulteriori dettagli su quali dati personali specifici vengono raccolti e su come vengono archiviati, utilizzati e trasferiti.
La società del Gruppo Volvo di cui l'utente è o è stato dipendente (di seguito denominata "Volvo") è il titolare del trattamento dei dati personali che Volvo ottiene dall'utente e dalle altre fonti descritte di seguito.
"Titolare del trattamento" significa che è Volvo a decidere lo scopo e i mezzi per il trattamento dei dati personali dell'utente. Volvo è responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi delle leggi e delle normative vigenti in materia di protezione dei dati.
In caso di domande sul trattamento dei propri dati personali, l'utente può contattare il responsabile della privacy del Gruppo Volvo al seguente indirizzo e-mail: gpo.office@volvo.com, oppure tramite posta o telefono ai seguenti recapiti:
AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Sweden
+46 (0)31 66 00 00
Ai fini della presente Informativa sulla privacy, per "dati personali" si intendono tutte le informazioni relative a una persona specifica, oppure che identifichino o possano identificare una persona specifica. In altre parole, si tratta di qualsiasi informazione che possa essere collegata all'utente.
Ai fini della presente Informativa sulla privacy, il termine "trattare" o "trattamento" indica qualsiasi utilizzo di dati personali come, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, l'archiviazione, l'adattamento, la modifica, il trasferimento, la messa a disposizione, il blocco, la cancellazione o la distruzione dei dati personali.
Base giuridica
Volvo può trattare i dati personali dell'utente sulla base di una o più delle seguenti basi giuridiche (ulteriori dettagli sono indicati anche di seguito).
Volvo può trattare le seguenti categorie di dati che, di per sé o in combinazione con altri dati, possono costituire dati personali e per i fini generici indicati nella Tabella 1 di seguito.
Nota: l'elenco riportato di seguito è fornito solo a titolo esemplificativo e non è inteso come un elenco esaustivo. Volvo non elaborerà necessariamente tutti i dati elencati di seguito per l'utente. Alcune finalità del trattamento coincidono e l'utilizzo dei dati personali dell'utente da parte di Volvo può essere giustificato da più finalità.
Tabella 1 - Categorie, finalità e base giuridica del trattamento
Categorie di dati personali |
Finalità del trattamento |
Base giuridica del trattamento |
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Dati individuali, come nome, data di nascita, numero di previdenza sociale (o equivalente), sesso, nazionalità, lingua preferita, stato civile e foto
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Dati organizzativi, come il numero del dipendente, la descrizione delle mansioni, la posizione, il luogo di lavoro, la business unit, il dipartimento, il manager e i collaboratori diretti
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Informazioni di contatto, come indirizzo del lavoro, indirizzo di casa, e-mail e numero di telefono
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Dati su retribuzioni e benefit, come retribuzione, revisioni salariali, detrazioni fiscali, informazioni sulla pensione e dati del conto bancario
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Dati dell'amministrazione del rapporto di lavoro, come il contratto di lavoro e altri accordi tra l'utente e Volvo, domande o altri moduli riguardanti, ad esempio, il congedo parentale, nonché informazioni sulla data di assunzione e la data di cessazione
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Dati di natura temporale, come l'orario di lavoro, il monte ore lavorate, le ferie e i congedi (congedo parentale, per malattia, ecc.)
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Dati sull'appartenenza a un sindacato, se applicabile e pertinente, purché sia consentito trattare tali dati personali ai sensi della legge vigente
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Dati relativi alla sicurezza, come i badge di accesso e i diritti di accesso, nonché il loro utilizzo
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Dati su salute e sicurezza, come informazioni sugli incidenti legati al lavoro, sulle assenze per malattia, sui programmi di riabilitazione e sulle visite mediche
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Dati relativi a valutazioni e prestazioni, come valutazioni e provvedimenti disciplinari, se presenti
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Dati sulle competenze, come documenti relativi all'apprendimento, attività di formazione e autorizzazioni di lavoro pertinenti
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Dati di amministrazione dei viaggi, come informazioni su viaggi di lavoro, dettagli della prenotazione, numero di passaporto, numero di carta di credito aziendale, fatture e indennità di trasferta
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Dati correlati ai sistemi IT, come ID utente, password, dettagli di accesso nonché dati e log di utilizzo delle apparecchiature, delle applicazioni o dei servizi IT di Volvo, ai sensi delle policy IT di Volvo di volta in volta applicabili
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Help desk e dati di supporto, come domande da parte dell'utente/del suo responsabile Volvo/delle risorse umane relative al suo rapporto di lavoro o alle apparecchiature IT o al supporto forniti in relazione allo stesso
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Dati relativi a manutenzione/riparazioni/assistenza, come il tracciamento delle attività svolte dall'utente in connessione con la manutenzione, la riparazione o l'assistenza di un'auto aziendale
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Specifico per categorie speciali di dati personali
Si sottolinea in modo particolare che le informazioni riguardo all'appartenenza sindacale e alcuni aspetti dei dati relativi a salute e sicurezza possono essere considerati categorie speciali di dati personali ai sensi delle leggi vigenti sulla protezione dei dati. Tali dati devono essere pertanto gestiti con la massima cura e richiedono ulteriori misure di protezione. Volvo tratterà categorie speciali di dati personali solo se autorizzata da un contratto collettivo, in caso di obbligo legale o di una legittima esigenza aziendale per il trattamento di tali dati (incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le prassi di prudenza attuate per contribuire a gestire le emergenze sanitarie generalizzate). In tali casi, Volvo informerà l'utente e (se richiesto dalla legge) chiederà il suo consenso esplicito per trattare tali dati. L'utente deve essere consapevole del fatto che l'accettazione di qualsiasi richiesta di consenso da parte di Volvo non costituisce una condizione del contratto dell'utente stesso.
Specifico per il monitoraggio CCTV
Volvo può utilizzare il monitoraggio CCTV (come definito sopra) ove consentito dalla legge. Il monitoraggio CCTV viene generalmente utilizzato per controllare e prevenire l'accesso non autorizzato alle strutture e alle apparecchiature Volvo, ma in alcuni Paesi può anche essere utilizzato anche allo scopo di garantire la conformità alle linee guida e alle procedure di salute e sicurezza e per scopi di miglioramento generale della produzione. Le immagini e le registrazioni CCTV sono archiviate in modo sicuro e accessibili solo in caso di necessità (ad esempio per indagare su un incidente).
Specifico per il processo decisionale automatizzato
Volvo non esegue in modo regolare e sistematico un processo decisionale automatizzato che produca effetti giuridici riguardanti le persone o che possa avere un effetto altrettanto significativo. Nel caso in cui interagisca con una società Volvo in cui viene eseguito tale processo decisionale automatizzato, l'utente deve ricevere un avviso specifico con dettagli di tale processo.
Volvo ottiene i dati personali dell'utente principalmente dall'utente stesso, ad esempio nelle fasi di candidatura e onboarding e nel corso dell'intero rapporto di lavoro e, in alcuni casi e laddove consentito, al momento della separazione.
Volvo può ottenere i dati personali dell'utente anche tramite il suo responsabile o dalle Risorse umane oppure da qualsiasi altra terza parte a cui l'utente abbia indirizzato Volvo al fine di ottenere tali dati personali, ad esempio qualora Volvo contatti le persone indicate dall'utente come referenze.
Alcuni dati personali potrebbero anche essere generati automaticamente dal sistema IT di Volvo, o equivalente, ad esempio durante la creazione dell'ID utente per i sistemi Volvo.
Fatte salve alcune informazioni richieste per legge, la decisione di fornire dati personali a Volvo è volontaria. Pertanto, l'utente non andrà incontro a conseguenze negative se non desidera fornire a Volvo i propri dati personali.
Tuttavia, è opportuno ricordare che Volvo ha necessità di trattare alcuni dati personali relativi all'utente per amministrarne il rapporto di lavoro con Volvo, ad esempio per il contratto di lavoro, la fornitura di strumenti e servizi IT, i diritti di accesso alle strutture Volvo e il pagamento di retribuzioni e benefit. Di conseguenza, Volvo potrebbe non essere in grado di offrire un impiego all'utente, se questi non fornisce i propri dati personali o se non consente a Volvo di trattare alcuni dati personali in relazione al rapporto di lavoro dell'utente stesso.
I dati personali dell'utente potrebbero essere condivisi con altre società del Gruppo Volvo e con alcune categorie di terze parti (come illustrato nei dettagli di seguito): ciò potrebbe comportare il trasferimento dei dati personali dell'utente in altri Paesi.
Condivisione dei dati personali all'interno del Gruppo Volvo
Il Gruppo Volvo è un'organizzazione globale con uffici e attività in tutto il mondo. I dati personali dell'utente possono essere trasferiti o essere accessibili a livello internazionale in tutte le attività globali del Gruppo Volvo e tra le sue varie entità e affiliate. Qualsiasi trasferimento dei dati personali ad altre società del Gruppo Volvo (compresi i trasferimenti dall'interno all'esterno dell'UE/del SEE) sarà regolato da un accordo interaziendale basato sulle clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o da altri meccanismi riconosciuti o approvati di volta in volta dalle autorità competenti. Tale accordo riflette gli standard contenuti nelle leggi europee in materia di protezione dei dati (incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE). Con questo accordo in vigore, tutte le entità del Gruppo Volvo devono rispettare le stesse regole interne e i diritti dell'utente rimangono gli stessi, indipendentemente dal luogo in cui il Gruppo Volvo elabora i dati.
Condivisione dei dati personali con terze parti esterne al Gruppo Volvo
Oltre a condividere i dati personali tra le società del Gruppo Volvo come sopra indicato, Volvo può anche condividere i dati personali dell'utente con alcune categorie di terze parti, tra cui:
Qualsiasi fornitore di servizi e consulente professionale di terze parti a cui vengono comunicati i dati personali dell'utente è tenuto a proteggerne la riservatezza e la sicurezza e può utilizzarli solo in conformità alle leggi e ai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati.
Inoltre, nel caso in cui una società del Gruppo Volvo che si trova all'interno dell'UE/del SEE trasferisca dati personali a terze parti esterne che si trovano al di fuori dell'UE/del SEE, la società del Gruppo Volvo interessata si accerterà che siano in atto misure di salvaguardia appropriate in grado di garantire livelli adeguati di protezione dei dati personali, come richiesto dalle leggi vigenti in materia di protezione dei dati (incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE). Ad esempio ciò può includere l'uso di clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o altri meccanismi di volta in volta riconosciuti o approvati dalle autorità competenti.
In caso di domande sulle modalità con cui Volvo condividerà i dati personali, contattare il responsabile della privacy del gruppo Volvo tramite i dati di contatto sopra indicati.
Volvo adotta misure di sicurezza giuridiche, tecniche e organizzative appropriate e ragionevoli, ivi comprese misure di sicurezza informatica e di sicurezza fisica, per proteggere adeguatamente i dati personali.
Tali misure, adeguate ai rischi posti dal trattamento dei dati personali e alla loro sensibilità, tengono conto dei requisiti della legge locale vigente. Inoltre, le misure vengono continuamente migliorate in linea con lo sviluppo dei prodotti e servizi di sicurezza disponibili.
Durante l'uso dei suoi sistemi, Volvo richiede a tutti di rispettare le policy di sicurezza applicabili relative ai dati personali.
Di norma Volvo conserverà i dati personali dell'utente per tutta la durata del rapporto di lavoro e come documentato nel programma di conservazione dei dati e nelle integrazioni applicabili. Al termine del rapporto di lavoro, Volvo tratterà solo i dati personali ritenuti necessari per adempiere agli scopi per i quali sono stati raccolti e solo fino a quando tale scopo non sarà stato soddisfatto o, se successivo, per il tempo necessario a ottemperare agli obblighi legali locali, fiscali o relativi ai benefit o per rispettare le normative vigenti in caso di controversia o reclamo effettivo, minacciato o previsto.
Ove previsto dalle leggi e dai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati, l'utente può avere diritto a:
Si noti che Volvo potrebbe non essere sempre obbligata a soddisfare una richiesta di cancellazione, limitazione, opposizione o portabilità dei dati. È possibile che gli obblighi legali di Volvo e l'eccezione a tali diritti siano valutati caso per caso.
L'utente ha inoltre il diritto di presentare a un'autorità di vigilanza eventuali reclami riguardo al trattamento dei propri dati personali da parte di Volvo. Per ulteriori informazioni su questi diritti e su come esercitarli, contattare il responsabile della privacy del gruppo Volvo tramite i dati di contatto sopra indicati.
Volvo incoraggia a esaminare periodicamente la presente Informativa sulla privacy per restare al corrente di eventuali modifiche alla stessa.
Volvo si riserva il diritto di modificare la presente Informativa sulla privacy secondo necessità. In caso di modifiche, nella parte superiore della presente Informativa sulla privacy verrà annotata la data in cui tali modifiche sono state apportate e/o in cui entrano in vigore.