Tämä versio on julkaistu ja se on voimassa alkaen 13.05.2021
Tässä ilmoituksessa on tietoja Volvo Groupin toimesta tapahtuvasta asiakkaiden henkilötietojen käsittelystä ("Tietosuojailmoitus"). Jos olet yksityishenkilönä ostanut tai vuokrannut – tai olet sellaisen yrityksen palveluksessa, joka on ostanut tai vuokrannut – jonkin Volvo Groupiin kuuluvan yrityksen tarjoaman tuotteen tai palvelun, voimme käsitellä sinua koskevia henkilötietoja.
Tässä ilmoituksessa "Volvo Groupilla" tarkoitetaan AB Volvoa (julk.) ja yksiköitä, joita se hallitsee suoraan tai epäsuorasti, mukaan lukien rajoituksetta johonkin Volvo Groupin pääasialliseen liiketoiminta-alueeseen ja Truck Division -osastoihin kuuluvat yksiköt (joita voi esiintyä ajan mittaan). Niitä ovat muun muassa Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operation, Volvo Autonomous Solutions ja Volvo Energy.
Tätä tietosuojailmoitusta sovelletaan vain silloin, kun Volvo Group kerää tai muuten käsittelee henkilötietoja Volvo Groupin tarkoituksia varten (ts. kun Volvo Group (joko yksin tai yhdessä muiden tahojen kanssa) on rekisterinpitäjä sekä määrittää tämän vuoksi henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja tavat).
Huomaa, että ajoneuvoihin liittyvien henkilötietojen käsittely ei sisälly tähän tietosuojailmoitukseen, vaan käyttäjien ja kuljettajien tietosuojailmoitukseen.
Tätä tietosuojailmoitusta ei sovelleta, kun Volvo Group kerää tai muuten käsittelee henkilötietoja toisen yrityksen, kuten Volvo Groupin riippumattomien jälleenmyyjien, maahantuojien, toimittajien ja asiakkaiden, puolesta.
Tämän tietosuojailmoituksen lisäksi jotkin Volvo Groupin järjestelmät, sovellukset ja prosessit voivat sisältää omia tietosuojailmoituksiaan, jotka antavat lisätietoja kerättävistä henkilötiedoista ja siitä, miten niitä säilytetään, käytetään ja siirretään.
Volvo Group -yritys, josta ostat tai vuokraat tai josta olet ostanut tai vuokrannut tuotteen tai palvelun itsellesi tai työnantajallesi (jäljempänä "Volvo"), on niiden henkilötietojen rekisterinpitäjä, jotka Volvo hankkii sinulta ja muista alla kuvatuista lähteistä.
"Rekisterinpitäjä" tarkoittaa sitä, että Volvo päättää henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksesta ja keinoista. Volvo vastaa sinuun liittyvien henkilötietojen käsittelystä sovellettavien tietosuojalakien ja ‑määräysten mukaisesti.
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä Volvo Groupin tietosuojavastaavaan sähköpostitse (gpo.office@volvo.com), postitse tai puhelimitse:
AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Ruotsi
+46 (0)31 66 00 00
Tässä tietosuojailmoituksessa "henkilötiedoilla" tarkoitetaan tietoja tietystä henkilöstä tai tietoja, joiden avulla tunnistetaan tai voidaan tunnistaa tietty henkilö. Toisin sanoen ne ovat mitä tahansa tietoja, jotka voidaan yhdistää sinuun.
Tässä tietosuojailmoituksessa "prosessilla" tai "käsittelyllä" tarkoitetaan henkilötietojen käyttöä, mukaan lukien rajoituksetta kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, mukauttaminen, muuttaminen, siirtäminen, saataville asettaminen, estäminen, poistaminen tai tuhoaminen.
Oikeudellinen perusta
Volvo voi käsitellä henkilötietojasi vähintään yhden alla mainitun oikeudellisen perusteen nojalla. Katso myös lisätietoja alla.
Volvo voi käsitellä seuraavia tietoluokkia, jotka itsessään tai yhdessä muiden tietojen kanssa voivat olla henkilötietoja, ja yleisiin tarkoituksiin alla olevan taulukon 1 mukaisesti.
Huomaa, että alla oleva luettelo on vain esimerkki, eikä sitä ole tarkoitettu täydelliseksi, ja ettei Volvo välttämättä käsittele kaikkia alla lueteltuja tietojasi. Lisäksi jotkin käsittelytarkoitukset ovat päällekkäisiä, ja henkilötietojen käyttöperusteina voi olla useita käyttötarkoituksia.
Taulukko 1 – Luokat, käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen perusta
Henkilötietoluokat |
Käsittelyn tarkoitukset |
Käsittelyn oikeudellinen perusta |
---|---|---|
Yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
|
|
|
Organisaatiota koskevat tiedot, kuten yrityksen nimi, työtehtävä, työpaikka ja maa
|
|
|
Henkilöä koskevat tiedot, kuten ensisijainen kieli, valokuva, vaatteiden kokotiedot ja ruokamieltymykset |
|
|
IT-aiheiset tiedot, kuten käyttäjätunnus, salasanat, kirjautumistiedot sekä Volvon IT-laitteiston, -sovellusten tai ‑palveluiden käyttöä koskevat tiedot ja lokit
|
|
|
|
|
|
Valmistusta/korjausta/huoltoa koskevat tiedot, esimerkiksi sellaisten toimien (mukaan lukien takuureklamaatioiden) seuranta ja kirjaaminen, joihin ryhdyt tuotteiden valmistuksen, kunnossapidon, korjausten tai huoltojen yhteydessä
|
|
|
Kuvamateriaali, kuten videomateriaali, joka tallennetaan Volvo Group -yrityksen suljettuun televisiojärjestelmään ("CCTV"), joka on asennettu soveltuviin Volvo Group -yrityksen tiloihin, tai muut videojärjestelmät ja niihin liittyvät turva-/valvontajärjestelmät, riippumatta siitä, ovatko kyseessä Volvo Groupin tilat. Materiaalin katselulla/käytöllä on kuitenkin laillinen tarkoitus
|
|
|
|
|
|
Sopimuksiin liittyvät tiedot, kuten ostotilaukset ja erilaiset sinun ja Volvon väliset sopimukset |
|
|
Erityisesti henkilötietojen erityisryhmiin liittyen
Mainittakoon erikseen, että tietyiltä osin terveyttä ja turvallisuutta koskevat tiedot katsotaan sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti henkilötietojen erityisryhmiksi, joiden käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta ja ylimääräisiä suojaustoimia. Volvo käsittelee henkilötietojen erityisryhmiä vain, jos sillä on lakivelvoite tai laillinen tarve liiketoiminnassaan käsitellä tällaisia tietoja (mukaan lukien rajoituksetta varovaiset käytännöt laaja-alaisten terveyshätätilanteiden hallintaa varten). Tällaisissa tapauksissa ilmoitamme asiasta sinulle ja (lainsäädännön vaatiessa) pyydämme nimenomaista suostumustasi tällaisten tietojen käsittelyyn. Sinun tulee olla tietoinen siitä, että kanssasi tehdyn sopimuksen ehtona ei ole kaikkien suostumuspyyntöjen hyväksyntä .
Erityisesti CCTV-valvontaan liittyen
Volvo voi käyttää CCTV-valvontaa (edellä määritellyllä tavalla) lainsäädännön sallimissa rajoissa. CCTV-valvontaa käytetään yleensä hallittaessa ja estettäessä luvatonta kulkua Volvon tiloihin ja laitteiden luo, mutta joissakin maissa sitä voidaan käyttää myös terveys- ja turvallisuusohjeiden ja -menettelyjen noudattamisen varmistamiseen sekä tuotannon yleiseen parantamiseen. CCTV-kuvia ja -tallenteita säilytetään turvallisesti, ja niitä pääsee käyttämään vain tarvittaessa (esimerkiksi tapauksen tutkintaa varten).
Erityisesti automaattiseen päätöksentekoon liittyen
Volvo ei käytä säännöllisesti ja järjestelmällisesti automaattista päätöksentekoa, josta aiheutuu oikeudellisia vaikutuksia henkilöille tai jolla olisi vastaavanlainen merkittävä vaikutus. Jos olet vuorovaikutuksessa tällaista automaattista päätöksentekoa käyttävän Volvo-yrityksen kanssa, sinun tulee saada erityinen ilmoitus, jossa kuvataan automaattisen päätöksenteon yksityiskohdat.
Volvo saa henkilötietojasi ensisijaisesti sinulta itseltäsi, työnantajaltasi tai kolmansilta osapuolilta, joiden kanssa harjoitamme liiketoimintaa. Tällaisten kolmansien osapuolten vastuulla on varmistua ennen tietojen jakamista kanssamme siitä, että niillä on oikeus käyttää ja jakaa tietojasi muiden kanssa.
Osa henkilötiedoista saatetaan myös luoda automaattisesti Volvon IT-järjestelmästä tai vastaavasta, esimerkiksi silloin, kun luot käyttäjätunnuksesi Volvo-järjestelmiin.
Lukuun ottamatta tiettyjä lainsäädännön edellyttämiä tietoja päätöksesi antaa henkilötietoja Volvolle on vapaaehtoinen.
Huomaa kuitenkin, että Volvon on välttämätöntä käsitellä tiettyjä henkilötietoja voidakseen olla vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa liiketoiminnan yhteydessä. Jos henkilötietoja ei toimiteta, tuotteita ja palveluita, joita sinä tai työnantajasi mahdollisesti odotatte Volvon toimittavan, ei ehkä voida käsitellä ja toimittaa.
Henkilötietojasi voidaan jakaa muiden Volvo Group -yhtiöiden ja tiettyjen kolmansien osapuolten ryhmien kanssa (kuvattu tarkemmin jäljempänä), mikä voi tarkoittaa henkilötietojesi siirtämistä muihin maihin.
Henkilötietojen jakaminen Volvo Groupin sisällä
Volvo Group on globaali organisaatio, jolla on toimistoja ja toimintaa kaikkialla maailmassa, ja henkilötietojasi voidaan siirtää tai käyttää kansainvälisesti kaikkialla Volvo Groupin globaalissa liiketoiminnassa sekä sen eri yksiköiden ja tytäryhtiöiden välillä.
Henkilötietojesi siirtoa muille Volvo Groupin yrityksille (mukaan lukien siirrot EU/ETA-alueelta sen ulkopuolelle) säännellään yritysten välisellä sopimuksella, joka perustuu EU:n hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin tai muihin mekanismeihin, jotka tarvittavat viranomaiset ovat tunnustaneet tai hyväksyneet aika ajoin.
Tällainen sopimus vastaa eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus) standardeja. Sopimuksen voimassaolo tarkoittaa sitä, että kaikkien Volvo Group -yksiköiden on noudatettava samoja sisäisiä sääntöjä. Se tarkoittaa myös, että oikeutesi säilyvät ennallaan riippumatta siitä, missä Volvo Group käsittelee tietojasi.
Henkilötietojen jakaminen kolmansien osapuolten kanssa Volvo Groupin ulkopuolella
Sen lisäksi, että henkilötietoja jaetaan edellä kuvatulla tavalla Volvo Group -yritysten välillä, Volvo voi myös jakaa henkilötietojasi tietyille kolmansien osapuolten ryhmille, kuten seuraaville:
Kaikkien ulkopuolisten palveluntarjoajien ja ammattimaisten neuvonantajien, joille henkilötietojasi luovutetaan, odotetaan suojaavan ja heidän täytyy suojata henkilötietojesi luottamuksellisuus ja yksityisyys, ja ne voivat käyttää henkilötietojasi vain soveltuvien tietosuojalakien ja -määräysten mukaisesti.
Jos mikä tahansa EU/ETA-alueella sijaitseva Volvo Group -yritys lisäksi siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella sijaitseville kolmansille osapuolille, asianomainen Volvo Group -yritys varmistaa, että käytössä on asianmukaiset suojatoimet, jotka suojaavat henkilötietosi riittävän hyvin soveltuvan tietosuojalainsäädännön (mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus) edellyttämällä tavalla. Tähän voi sisältyä esimerkiksi EU:n hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden tai muun sellaisen mekanismin käyttö, jonka tarvittavat viranomaiset ovat kulloinkin tunnustaneet tai hyväksyneet.
Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten Volvo jakaa henkilötietojasi, ota yhteyttä VOLVO Groupin tietosuojavastaavaan yllä olevien yhteystietojen avulla.
Volvo käyttää henkilötietojen riittävään suojaukseen asianmukaisia ja kohtuullisia oikeudellisia, teknisiä ja organisaation liittyviä turvatoimenpiteitä, mukaan lukien tietotekniikan suojaus ja fyysiset turvatoimet.
Nämä toimenpiteet ovat oikeassa suhteessa henkilötietojen käsittelyn aiheuttamiin riskeihin ja henkilötietojen arkaluonteisuuteen, ja niissä otetaan huomioon soveltuvan paikallisen lainsäädännön vaatimukset. Lisäksi toimenpiteitä parannetaan jatkuvasti käytettävissä olevien tietoturvatuotteiden ja -palveluiden kehityksen mukaisesti.
Volvo edellyttää, että kaikki noudattavat henkilötietoihin liittyviä soveltuvia turvallisuuskäytäntöjä käyttäessään Volvon järjestelmiä.
Volvo säilyttää henkilötietojasi niin kauan kuin siihen on olemassa laillinen, liiketoimintaan liittyvä tarkoitus (mukaan lukien rajoituksetta huomioiden sopimusajat, takuu- ja tuotevastuuvaatimukset, lakisääteiset raportointivelvoitteet ja/tai ennakoitavissa olevien riitojen edellyttämät säilytysvaatimukset).
Sinulla voi olla oikeus seuraaviin asioihin, jos soveltuvassa tietosuojalaeissa ja -määräyksissä niin säädetään:
Huomaa, että Volvolla ei ehkä aina ole velvollisuutta noudattaa tietojen poistamista, rajoittamista, vastustamista tai siirtämistä koskevaa pyyntöä. Volvon lakivelvoitteet ja poikkeukset tällaisista oikeuksista voidaan arvioida tapauskohtaisesti.
Sinulla on myös oikeus tehdä valvontaviranomaiselle valituksia, joita sinulla voi olla koskien Volvon toimesta tapahtuvaa henkilötietojesi käsittelyä. Saat lisätietoja näistä oikeuksista ja niiden käytöstä ottamalla yhteyttä Volvo Groupin tietosuojavastaavaan yllä olevien yhteystietojen avulla.
Volvo kehottaa tarkistamaan tämän tietosuojailmoituksen säännöllisin väliajoin mahdollisten muutosten varalta.
Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojailmoitusta tarpeen mukaan. Kun näin tehdään, tämän tietosuojailmoituksen alkuun kirjataan päivämäärä, jona muutokset on tehty ja/tai jona ne tulevat voimaan.