Obvestilo o zasebnosti za predstavnike strank

Družba skupine Volvo, pri kateri ste v svojem imenu ali v imenu svojega delodajalca kupili ali najeli izdelek ali storitev (v nadaljevanju »Volvo«), je upravljavec osebnih podatkov, ki jih družba Volvo pridobi od vas in drugih spodaj opisanih virov.

Kot »upravljavec« Volvo odloča o namenu in sredstvih za obdelavo vaših osebnih podatkov. Volvo je odgovoren za obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z veljavnimi zakoni in predpisi o zasebnosti podatkov.  

Vprašanja o obdelavi osebnih podatkov lahko odgovorni osebi za zasebnost skupine Volvo pošljete na gpo.office@volvo.com ali po navadni pošti ali jo pokličete na:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Švedska 
+46 (0)31 66 00 00

V tem obvestilu o zasebnosti so »osebni podatki« vse informacije o določenem posamezniku ali podatki, po katerih je določen posameznik prepoznan ali ga je mogoče identificirati. Z drugimi besedami, gre za informacije ki jih je mogoče povezati z vami.  

V tem obvestilu o zasebnosti izraz »postopek« ali »obdelava« pomeni kakršno koli uporabo osebnih podatkov, kar med drugim vključuje zbiranje, snemanje, organiziranje, shranjevanje, prilagajanje, spreminjanje, prenos, razpoložljivost, blokiranje, brisanje ali uničenje osebnih podatkov.

Pravna podlaga

Volvo lahko vaše osebne podatke obdeluje v skladu s katero koli ali več pravnih podlag, nadaljnje podrobnosti pa si lahko ogledate spodaj.

• Pogodbena obveznost. Volvo lahko obdeluje vaše osebne podatke, če je takšna obdelava potrebna za izpolnitev pogodbene obveznosti do vas, npr. izpolnitev pogojev in dogovora naročila ali pogodbe o storitvi, ki ste jo podpisali vi ali vaš delodajalec.
• Pravna obveznost. Volvo lahko obdeluje vaše osebne podatke, če je takšna obdelava potrebna za upoštevanje pravne obveznosti, npr. upoštevanje sodnih odredb in zahtev glede poročanja.
• Upravičeni interesi. Volvo lahko obdeluje vaše osebne podatke, če je takšna obdelava potrebna zaradi upravičenih interesov, za katere si Volvo ali zunanji ponudniki prizadevajo. Na splošno velja, da je upravičeni interes družbe Volvo upravljanje vsakodnevnega poslovanja, vključno z upravljanjem odnosov s strankami, pa tudi na splošno nadaljnji razvoj izdelkov in storitev, ki jih zagotavlja (bodisi sama ali v povezavi s tretjimi osebami), in vključevanje novih inovativnih izdelkov in storitev. 
  
  Ko je navedeno, da se družba Volvo za določen namen obdelave zanaša na svoje upravičene interese, je družba Volvo mnenja, da njihovi upravičeni interesi ne prevladajo nad vašimi interesi, pravicami ali svoboščinami glede (i) preglednosti, ki jo družba Volvo zagotavlja pri obdelavi, (ii) pristopa spoštovanja zasebnosti družbe Volvo, (iii) rednih pregledov zasebnosti družbe Volvo in (iv) pravic, ki jih imate v zvezi z obdelavo. Če želite pridobiti dodatne informacije o tem uravnoteženem pristopu k testiranju, se obrnite na odgovorno osebo za zasebnost skupine Volvo prek zgoraj navedenih podatkov za stik.

• Ključni interesi. Volvo lahko obdeluje vaše osebne podatke za zaščito vaših ključnih interesov in ključnih interesov drugih, če ima Volvo utemeljene razloge za domnevo, da lahko taka obdelava osebnih podatkov prepreči ali zmanjša kakršno koli znatno morebitno škodo za vas ali druge.
• Soglasje. V izjemnih primerih ali če ni mogoče uporabiti nobene druge pravne podlage, lahko družba Volvo zaprosi za vaše izrecno soglasje za obdelavo nekaterih osebnih podatkov. Takšno soglasje je vaša izbira in je popolnoma prostovoljno.

Volvo lahko obdeluje naslednje kategorije podatkov, ki lahko sami po sebi ali v kombinaciji z drugimi podatki predstavljajo osebne podatke in za splošne namene, navedene v preglednici 1 spodaj.

Upoštevajte, da je spodnji seznam samo seznam primerov in ni predviden kot izčrpen seznam ter da Volvo ne bo nujno obdelal vseh spodaj navedenih podatkov o vas, nekateri nameni obdelave pa se bodo prekrivali in morda obstaja več namenov, ki upravičujejo uporabo vaših osebnih podatkov.

Preglednica 1 – Kategorije, namen in pravna podlaga za obdelavo

Natančneje o posebnih kategorijah osebnih podatkov

Posebej je treba opozoriti, da lahko nekatere vidike zdravstvenih in varnostnih podatkov v skladu z veljavno zakonodajo o zasebnosti podatkov obravnavamo kot posebne kategorije osebnih podatkov. Tovrstni podatki zahtevajo dodatne zaščitne ukrepe, zato bomo z njimi ravnali previdno. Volvo bo posebne kategorije osebnih podatkov obdeloval samo, če ima zakonsko obveznost ali upravičeno poslovno potrebo po obdelavi tovrstnih podatkov (kar med drugim vključuje preudarne prakse na področju obvladovanja razširjenih izrednih zdravstvenih razmer). V takih primerih vas bomo o tem obvestili in (če zakon to zahteva) prosili za vaše izrecno soglasje za obdelavo tovrstnih podatkov. Zavedati se morate, da pogoj vaše pogodbe z nami ni, da se strinjate z našimi prošnjami za soglasje.

Natančneje o video nadzornem sistemu (CCTV)

Volvo lahko uporablja video nadzorni sistem (CCTV) (kot je opredeljeno zgoraj), kjer je to zakonsko dovoljeno. Video nadzorni sistem (CCTV) se običajno uporablja za nadzor in preprečevanje nepooblaščenega dostopa do prostorov in opreme družbe Volvo, vendar se v nekaterih državah lahko uporablja tudi za zagotavljanje skladnosti z zdravstvenimi in varnostnimi smernicami in postopki ter za splošno izboljšanje proizvodnje. Slike in posnetki video nadzornega sistema (CCTV) so varno shranjeni in dostopni samo na podlagi potrebe po seznanitvi (na primer za preiskovanje nezgode).

Natančneje o samodejnem odločanju

Volvo ne izvaja rednega in sistematičnega samodejnega odločanja, ki ustvarja pravni učinek v zvezi s posamezniki ali pravni učinek s podobnim pomembnim učinkom. V primeru, da sodelujete s podjetjem Volvo, ki izvaja tovrstno samodejno odločanje, morate prejeti posebno obvestilo, ki opisuje podrobnosti samodejnega odločanja. 

Volvo bo vaše osebne podatke pridobival predvsem od vas ali vašega delodajalca ali tretjih oseb, s katerimi poslujemo. Takšne tretje osebe so odgovorne za zagotovitev, da imajo pravico uporabljati in deliti vaše podatke z drugimi, preden jih delijo z nami.

Nekateri osebni podatki se lahko samodejno ustvarijo iz Volvovega sistema informacijske tehnologije ali enakovrednega sistema, na primer pri ustvarjanju vašega ID-ja uporabnika za Volvove sisteme.

Razen določenih podatkov, ki jih zahteva zakonodaja, je vaša odločitev o posredovanju osebnih podatkov družbi Volvo prostovoljna.

Vendar upoštevajte, da mora Volvo obdelati določene osebne podatke za komunikacijo s svojimi strankami za poslovne namene. Če osebnih podatkov ne zagotovite, lahko omejite obdelavo in dostavo izdelkov in storitev, ki jih vi ali vaš delodajalec pričakujete od družbe Volvo. 

Vaše osebne podatke lahko delimo z drugimi družbami skupine Volvo in nekaterimi kategorijami tretjih oseb (kot je podrobneje opisano spodaj), kar lahko vključuje prenos vaših osebnih podatkov v druge države.

Deljenje osebnih podatkov v skupini Volvo

Skupina Volvo je globalna organizacija s pisarnami in poslovalnicami po vsem svetu, vaši osebni podatki pa se lahko prenašajo in so na voljo na mednarodni ravni v celotnem globalnem poslovanju skupine Volvo ter med različnimi subjekti in podružnicami. Kakršen koli prenos vaših osebnih podatkov drugim družbam skupine Volvo (vključno s prenosi iz EU/EGP v države zunaj EU/EGP) bo urejal medpodjetniški sporazum, ki temelji na standardnih pogodbenih klavzulah, ki jih odobri EU, ali drugih mehanizmih, ki jih pristojni organi priznajo ali občasno odobrijo. Tak sporazum odraža standarde evropskih zakonov o zasebnosti podatkov (vključno s Splošno uredbo EU o varstvu podatkov). Vzpostavitev tega sporazuma pomeni, da morajo vsi subjekti skupine Volvo upoštevati enaka notranja pravila. Pomeni tudi, da vaše pravice ostajajo enake, ne glede na to, kje skupina Volvo obdeluje vaše podatke.

Deljenje osebnih podatkov s tretjimi osebami zunaj skupine Volvo

Poleg deljenja osebnih podatkov med družbami skupine Volvo, kot je navedeno zgoraj, lahko Volvo vaše osebne podatke deli tudi z nekaterimi kategorijami tretjih oseb, vključno z:

• Poslovnimi partnerji, kot so dobavitelji in ponudniki storitev skupine Volvo v zvezi z zagotavljanjem izdelkov in storitev skupini Volvo, na primer ponudniki storitev IT.
• Neodvisnimi pooblaščenimi prodajalci, kot so zasebni pooblaščeni prodajalci skupine Volvo za upravljanje in razvoj poslovnega odnosa s stranko ali možno stranko;

• Strokovnimi svetovalci, kot so zavarovalnice, odvetniki in drugi poklicni svetovalci v zvezi z odškodninskimi zahtevki, revizijami in prejemom svetovalnih storitev.
• Nasprotnimi strankami in njihovimi svetovalci, na primer v zvezi s poslovnimi transakcijami in drugimi projekti ali sodelovanji (vključno s projekti združitev in prevzemov).
• Izvajalci storitev v sili,kot so policija, gasilci, reševalci in pomoč na cesti za zaščito vaših življenjskih interesov in življenjskih interesov drugih, na primer v zvezi z nujno pomočjo.

• Organi kazenskega pregona, regulativni organi in drugi javni in sodni organi v zvezi s pravnimi obveznostmi, kot so sodne odredbe ali zahteve za pravno poročanje, ali če se v izjemnih primerih štejejo za potrebne za zaščito vitalnih interesov vas ali drugih.

Od vseh zunanjih ponudnikov storitev in poklicnih svetovalcev, s katerimi delimo vaše osebne podatke, pričakujemo in zahtevamo, da ščitijo zaupnost in varnost vaših osebnih podatkov in vaše osebne podatke uporabljajo le v skladu z veljavnimi zakoni in predpisi o zasebnosti podatkov.

Poleg tega se bo v primeru, da katero koli podjetje skupine Volvo s sedežem v EU/EGP osebne podatke prenese zunanjim tretjim osebam, ki se nahajajo izven EU/EGP, zadevno podjetje skupine Volvo prepričalo, da obstajajo ustrezni zaščitni ukrepi, ki zagotavljajo ustrezno raven zaščite vaših osebnih podatkov, kot to zahteva veljavna zakonodaja o zasebnosti podatkov (vključno s Splošno uredbo EU o varstvu podatkov). To lahko na primer vključuje uporabo standardnih pogodbenih klavzulah, ki jih odobri EU, ali drugih mehanizmov, ki jih pristojni organi priznajo ali občasno odobrijo.

Če imate vprašanja o tem, kako bo Volvo delil vaše osebne podatke, se obrnite na odgovorno osebo za zasebnost skupine VOLVO prek zgoraj navedenih podatkov za stik.

Za ustrezno zaščito osebnih podatkov Volvo uporablja ustrezne in upravičene pravne, tehnične in organizacijske varnostne ukrepe, vključno z varnostjo informacijske tehnologije in varnostnimi ukrepi.

Ti ukrepi ustrezajo tveganjem, ki jih predstavlja obdelava osebnih podatkov, in občutljivosti osebnih podatkov ter upoštevajo zahteve veljavne lokalne zakonodaje. Poleg tega se ukrepi nenehno izboljšujejo v skladu z razvojem razpoložljivih varnostnih izdelkov in storitev.

Volvo zahteva, da vse osebe pri uporabi Volvovih sistemov upoštevajo veljavna varnostna pravila v zvezi z osebnimi podatki. 

Volvo bo vaše osebne podatke hranil, dokler za to obstaja legitimen poslovni namen (kar med drugim vključuje upoštevanje pogodbenih obdobij, zahtev glede garancije in odgovornosti za izdelke, zakonskih obveznosti poročanja in/ali zahtev za zadržanje, potrebnih za predvidene spore).

Če je to določeno z veljavnimi zakoni in predpisi o zasebnosti podatkov, ste morda upravičeni do:

• Zahteve za dostop do osebnih podatkov, ki jih Volvo obdeluje o vas: to omogoča, da izveste, ali o vas hranimo osebne podatke, in če jih, lahko pridobite podatke o posameznih delih in kategorijah osebnih podatkov in njihovo kopijo.
• Zahteve za popravek osebnih podatkov: to omogoča, da popravite svoje osebne podatke, če so netočni ali nepopolni.
• Ugovora zoper obdelavo osebnih podatkov (za neposredno trženje in druge namene): to omogoča, da zahtevate, da Volvo ne obdeluje več vaših osebnih podatkov.
• Zahteve za izbris osebnih podatkov: to omogoča, da zahtevate izbris svojih osebnih podatkov, tudi kadar takšni osebni podatki za dosego namena ne bi bili več potrebni.
• Zahteve za omejitev obdelave osebnih podatkov: to omogoča, da zahtevate, da Volvo vaše osebne podatke obdeluje le v omejenih okoliščinah, vključno z vašim soglasjem.
• Zahteve za prenos osebnih podatkov: to omogoča, da prejmete kopijo (v prenosni in, če je to tehnično izvedljivo, lahko uporabljivi obliki) svojih osebnih podatkov ali zahtevate, da Volvo te osebne podatke posreduje drugemu upravljavcu podatkov.
• V primeru, da naša obdelava vaših osebnih podatkov ali njihovega dela temelji na vašem soglasju, lahko kadar koli prekličete svoje soglasje, v tem primeru pa Volvo preneha z nadaljnjo obdelavo vaših osebnih podatkov ali ustreznega dela teh podatkov (vendar tak preklic ne bo vplival na zakonitost dejavnosti obdelave podatkov pred preklicem).

Upoštevajte, da Volvo morda ne bo vedno dolžan izpolniti zahteve za izbris, omejitev, ugovor ali prenos podatkov. Presoja se lahko opravi za vsak primer posebej na podlagi pravnih obveznosti družbe Volvo in izjeme od teh pravic.

Imate pravico, da pri nadzornem organu vložite pritožbo glede načina obdelave osebnih podatkov pri Volvu. Za več informacij o teh pravicah in kako jih uveljaviti se obrnite na odgovorno osebo za zasebnost skupine Volvo prek zgoraj navedenih kontaktnih podatkov.

Volvo spodbuja redni pregled tega obvestila o zasebnosti, da boste seznanjeni s kakršnimi koli spremembami.

Pridržujemo si pravico do spreminjanja tega obvestila o zasebnosti po potrebi. Ko bomo to storili, bomo na vrhu tega obvestila o zasebnosti zabeležili datum izvedbe sprememb in/ali njihovo uveljavitev.