Notificare de confidenţialitate pentru reprezentantul clientului

Compania Volvo Group de la care cumpăraţi sau aţi cumpărat (denumită mai jos „Volvo”), în nume propriu sau în numele angajatorului dumneavoastră, un produs sau un serviciu este operatorul datelor cu caracter personal pe care Volvo le obţine de la dumneavoastră sau din alte surse descrise mai jos.

„Operator” înseamnă că Volvo decide asupra scopului şi mijloacelor de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal. Volvo este responsabilă pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu legile şi reglementările aplicabile privind confidenţialitatea datelor.  

Dacă aveţi întrebări cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal vă rugăm să contactaţi responsabilul cu confidenţialitatea de la Volvo Group la gpo.office@volvo.com sau prin poştă sau telefonic la:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Suedia 
+46 (0)31 66 00 00

În sensul acestei notificări de confidenţialitate, „date cu caracter personal” reprezintă orice informaţii despre o anumită persoană sau care identifică sau pot identifica o anumită persoană. Cu alte cuvinte, înseamnă orice informaţie care poate fi legată de persoana dumneavoastră.  

În sensul prezentei notificări de confidenţialitate, termenul „prelucrare” înseamnă orice utilizare a datelor cu caracter personal, inclusiv, dar fără limitare, colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea, modificarea, transferul, divulgarea, blocarea, ştergere sau distrugerea datelor cu caracter personal.

Temei legal

Volvo poate prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal pe baza oricăruia sau a mai multora dintre următoarele temeiuri legale; a se vedea, de asemenea, informaţiile suplimentare oferite mai jos.

• Obligaţie contractuală Volvo vă poate prelucra datele dacă o astfel de prelucrare este necesară pentru a îndeplini o obligaţie contractuală faţă de dumneavoastră, de exemplu, pentru a respecta termenii şi condiţiile unei comenzi sau ale unui contract de service semnat de dumneavoastră sau de angajatorul dumneavoastră.
• Obligaţie legală. Volvo vă poate prelucra datele cu caracter personal dacă o astfel de prelucrare este necesară pentru a respecta o obligaţie legală, de exemplu, pentru a respecta ordinele judecătoreşti şi cerinţele legale de raportare.
• Interese legitime. Volvo vă poate prelucra datele cu caracter personal dacă o astfel de prelucrare este necesară în scopul unui interes legitim urmărit de Volvo sau de o terţă parte. În general, se consideră că este în interesul legitim al Volvo să îşi coordoneze operaţiunile zilnice, inclusiv relaţiile cu clienţii, dar şi, în sens mai general, să îşi dezvolte în continuare produsele şi serviciile pe care le oferă (fie singură, fie împreună cu terţe părţi) şi să includă noi produse şi servicii inovatoare.
  
  În cazul în care se menţionează prin prezenta că Volvo se bazează pe interesele sale legitime pentru un anumit scop de prelucrare, Volvo este de părere că interesele sale legitime nu suprascriu interesele, drepturile sau libertăţile dumneavoastră, date fiind (i) transparenţa oferită de Volvo cu privire la activitatea de prelucrare a datelor, (ii) confidenţialitatea sistemelor de date Volvo, (iii) revizuirea regulată a politicilor de confidenţialitate Volvo şi (iv) drepturile pe care le aveţi în legătură cu activitatea de prelucrare. Dacă doriţi să obţineţi informaţii suplimentare cu privire la această abordare echilibrată, vă rugăm să contactaţi responsabilul cu confidenţialitatea Volvo Group folosind datele de contact prezentate mai sus.

• Interese vitale. Volvo poate prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a proteja interesul vital al dumneavoastră şi al altor persoane, dacă Volvo are motive valabile să creadă că o astfel de prelucrare a datelor cu caracter personal poate preveni sau reduce orice potenţial prejudiciu semnificativ pentru dumneavoastră sau pentru alţii.
• Consimţământ. În cazuri excepţionale sau dacă nu se poate aplica un alt temei legal, Volvo vă poate solicita consimţământul explicit pentru prelucrarea anumitor date cu caracter personal. Exprimarea unui astfel de consimţământ rămâne la alegerea dumneavoastră şi constituie un act integral voluntar.

Volvo poate prelucra următoarele categorii de date care, considerate ca atare sau în combinaţie cu alte date, pot constitui date cu caracter personal şi în scopurile generale menţionate în Tabelul 1 de mai jos.

Vă rugăm să reţineţi că lista de mai jos este doar cu caracter exemplificator, nefiind concepută ca o listă exhaustivă, şi că Volvo nu va prelucra neapărat toate datele dumneavoastră enumerate mai jos, iar unele dintre scopurile prelucrării se vor suprapune, deoarece pot exista mai multe scopuri care justifică utilizarea de către noi a datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Tabelul 1 – Categorii, scop şi temei legal pentru prelucrare

Informaţii specifice despre categorii speciale de date cu caracter personal

Se impune precizarea că unele aspecte ale datelor privind sănătatea şi siguranţa pot fi considerate categorii speciale de date cu caracter personal, în conformitate cu legile aplicabile privind confidenţialitatea datelor, şi acestea trebuie tratate cu atenţie suplimentară, pe lângă faptul că necesită măsuri de protecţie suplimentare. Volvo va prelucra categorii speciale de date cu caracter personal numai dacă are o obligaţie legală sau o necesitate legitimă de activitate de a prelucra astfel de date (inclusiv, dar fără limitare, practici concepute să contribuie la gestionarea unor situaţii de urgenţă generalizate). În astfel de cazuri, vă vom informa şi (dacă legea impune acest lucru) vă vom solicita consimţământul explicit pentru prelucrarea acestor date. Trebuie să fiţi conştient de faptul că nu este o condiţie obligatorie a contractului încheiat de dumneavoastră cu noi să fiţi de acord cu orice solicitare de exprimare a consimţământului din partea noastră.

Informaţii specifice despre monitorizarea CCTV

Volvo poate utiliza monitorizarea CCTV (aşa cum a fost definită mai sus) acolo unde este permisă de lege. Monitorizarea CCTV este în general utilizată pentru a controla şi a preveni accesul neautorizat la sediile şi echipamentele Volvo, dar, în unele ţări, poate fi utilizată şi în scopul asigurării conformităţii cu principiile şi procedurile de sănătate şi siguranţă şi în scopuri generale de îmbunătăţire a producţiei. Imaginile şi înregistrările CCTV sunt stocate în siguranţă şi accesibile numai în funcţie de necesităţi (de exemplu, pentru a investiga un incident).

Informaţii specifice despre luarea automată a deciziilor

Volvo nu agreează în mod regulat şi sistematic luarea automată a unor decizii care ar putea produce efect juridic asupra persoanelor fizice sau care ar exercita un efect similar semnificativ. În cazul în care interacţionaţi cu o companie Volvo care practică luarea automată a unor astfel de decizii, ar trebui să primiţi o notificare specifică, care să vă ofere mai multe informaţii asupra luării automate a deciziilor. 

Volvo va obţine, în primul rând, datele dumneavoastră cu caracter personal de la dumneavoastră, de la angajator sau de la terţe părţi cu care colaborăm. Acestor terţe părţi le revine responsabilitatea de a se asigura că au dreptul de a utiliza şi de a partaja datele dumneavoastră cu alţii, înainte de a le partaja ca atare cu noi.

Unele date cu caracter personal ar putea fi, de asemenea, generate automat din sistemul IT Volvo sau echivalent, de exemplu, atunci când vă creaţi ID-ul de utilizator în sistemele Volvo.

Cu excepţia anumitor informaţii cerute de lege, decizia dumneavoastră de a furniza orice fel de date cu caracter personal către compania Volvo este voluntară.

În orice caz, trebuie să reţineţi că este necesar ca Volvo să proceseze anumite date cu caracter personal pentru a interacţiona cu clienţii săi în scopuri comerciale. Nefurnizarea datelor cu caracter personal poate periclita manipularea şi livrarea produselor şi serviciilor pe care dumneavoastră sau angajatorul dumneavoastră le-aţi putea solicita de la Volvo. 

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi partajate cu alte companii din cadrul Volvo Group şi cu anumite categorii de terţi (aşa cum se menţionează mai jos), ceea ce poate implica transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal în alte ţări.

Partajarea datelor cu caracter personal în cadrul Volvo Group

Volvo Group este o organizaţie globală, cu birouri şi operaţiuni în întreaga lume, iar datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate sau accesate la nivel internaţional, în cadrul activităţii globale a Volvo Group şi între diferitele sale entităţi şi filiale. Orice transfer de date cu caracter personal către alte companii din cadrul Volvo Group (inclusiv transferuri din interiorul UE/SEE în afara UE/SEE) va fi guvernat de un acord încheiat între companii, bazat pe clauze contractuale standard, aprobate de UE sau de alte mecanisme recunoscute sau aprobate uneori de autorităţile competente. Un astfel de acord reflectă standardele incluse în legile europene privind confidenţialitatea datelor (inclusiv în Regulamentul general privind protecţia datelor din UE). Acest acord aflat în vigoare înseamnă că toate entităţile din cadrul Volvo Group trebuie să respecte aceleaşi reguli interne. De asemenea, înseamnă că drepturile dumneavoastră în acest sens rămân neschimbate, indiferent de locul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal de către Volvo Group.

Partajarea datelor cu caracter personal cu terţe părţi din afara Volvo Group

Pe lângă partajarea datelor cu caracter personal între companiile din cadrul Volvo Group, astfel cum s-a precizat anterior, Volvo poate partaja datele dumneavoastră cu caracter personal cu anumite categorii terţe părţi, precum:

• Parteneri de afaceri, precum furnizorii de servicii Volvo Group, cu referire la furnizarea de produse şi servicii către Volvo Group, cum ar fi furnizorii de servicii IT.
• Dealeri independenţi, precum dealerii Volvo Group, în scopul gestionării şi dezvoltării relaţiei de afaceri cu un client sau cu un reprezentant al clienţilor;

• Consilieri specializaţi, precum asiguratori, avocaţi şi alţi consilieri specializaţi, cu referire la poliţe de asigurare, audituri şi furnizarea de servicii de consultanţă.
• Omologi şi consilierii acestora, în legătură cu tranzacţii comerciale şi alte proiecte sau colaborări (inclusiv proiecte de fuziune şi achiziţie).
• Furnizori de servicii de urgenţă, precum poliţie, pompieri, ambulanţă şi asistenţă rutieră, pentru a proteja interesul vital al dumneavoastră şi al altor persoane, cum ar fi cu referire la asistenţa de urgenţă.

• Forţe de ordine, autorităţi de reglementare şi alte organe publice şi juridice, cu referire la obligaţiile legale, cum ar fi ordinele judecătoreşti sau cerinţele legale de raportare sau, dacă este necesar, în cazuri excepţionale, pentru a proteja interesul vital al dumneavoastră sau al altora.

Toţi furnizorii de servicii terţă parte şi consilierii specializaţi cărora li se dezvăluie datele dumneavoastră cu caracter personal sunt obligaţi şi trebuie să protejeze confidenţialitatea şi securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal şi le pot utiliza numai în conformitate cu legile şi reglementările aplicabile privind confidenţialitatea datelor.

În plus, în cazul în care orice companie din cadrul Volvo Group care se află în UE/SEE transferă date cu caracter personal către terţe părţi externe din afara UE/SEE, compania respectivă din cadrul Volvo Group se va asigura că se aplică niveluri adecvate de protecţie a datelor dumneavoastră cu caracter personal, conform reglementărilor legilor aplicabile privind confidenţialitatea datelor (inclusiv în conformitate cu Regulamentul general privind protecţia datelor din UE). De exemplu, acest aspect poate include utilizarea unor clauze contractuale standard aprobate de UE sau a oricăror altor mecanisme care au fost recunoscute sau aprobate uneori de autorităţile competente.

Dacă aveţi întrebări cu privire la modul în care Volvo va partaja datele dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să contactaţi responsabilul cu confidenţialitatea datelor al VOLVO Group prin intermediul datelor de contact furnizate anterior.

Volvo utilizează măsuri de securitate juridice, tehnice şi organizatorice adecvate şi rezonabile, inclusiv măsuri de securitate a tehnologiei informaţiei şi de securitate fizică, pentru a proteja în mod adecvat datele cu caracter personal.

Aceste măsuri sunt conforme riscurilor generate de prelucrarea datelor cu caracter personal şi sensibilităţii datelor cu caracter personal şi iau în considerare reglementările legislaţiei locale aplicabile. În plus, măsurile sunt îmbunătăţite continuu, în conformitate cu dezvoltarea produselor şi serviciilor de securitate disponibile.

Volvo le solicită tuturor persoanelor implicate să respecte politicile de securitate aplicabile legate de datele cu caracter personal atunci când utilizează sistemele Volvo. 

Volvo va păstra datele dumneavoastră cu caracter personal atât timp cât există un scop comercial legitim pentru aceasta (inclusiv, dar fără limitare, luarea în considerare a perioadelor contractuale, a garanţiei şi a cerinţelor de asumare a răspunderii pentru produse, a obligaţiilor legale de raportare şi/sau a cerinţelor de retenţie care se impun în vederea soluţionării unor eventuale litigii).

După cum este prevăzut în legile şi reglementările aplicabile privind confidenţialitatea datelor, puteţi avea dreptul:

• Să solicitaţi acces la datele dumneavoastră cu caracter personal prelucrate de Volvo: acest aspect vă dă dreptul să ştiţi dacă deţinem date cu caracter personal despre dumneavoastră şi, dacă da, să obţineţi informaţii şi o copie a anumitor date şi categorii de date cu caracter personal.
• Să solicitaţi rectificarea datelor dumneavoastră cu caracter personal: acest aspect vă dă dreptul de a vă modifica datele cu caracter personal dacă acestea sunt inexacte sau incomplete.
• Să vă opuneţi prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal (în scopuri directe de marketing direct şi în alte scopuri): acest aspect vă dă dreptul să solicitaţi ca Volvo să nu vă mai prelucreze datele cu caracter personal.
• Să solicitaţi ştergerea sau eliminarea datelor dumneavoastră cu caracter personal: acest aspect vă dă dreptul să solicitaţi ştergerea sau eliminarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv în cazul în care aceste date cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru realizarea scopurilor de colectare a lor.
• Să solicitaţi restricţionarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal: acest aspect vă dă dreptul să solicitaţi ca Volvo să vă prelucreze datele cu caracter personal numai în circumstanţe limitate şi doar cu acordul dumneavoastră.
• Să solicitaţi portabilitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal: acest aspect vă dă dreptul să primiţi o copie (într-un format transferabil şi, dacă este fezabil din punct de vedere tehnic, uşor de utilizat) a datelor dumneavoastră cu caracter personal sau să solicitaţi ca Volvo să transmită aceste date cu caracter personal unui alt operator de date.
• În cazul în care prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal sau a unora dintre aceste date se bazează pe consimţământul dumneavoastră, aveţi dreptul la retragerea în orice moment a consimţământului, caz în care Volvo va înceta orice alte activităţi de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal sau a unora dintre aceste date (cu toate acestea, o astfel de retragere a consimţământului nu va afecta caracterul legal al activităţilor de prelucrare a datelor anterior retragerii consimţământului).

Vă rugăm să reţineţi că Volvo nu poate fi întotdeauna obligat să se conformeze unei solicitări de ştergere, restricţie, împotrivire faţă de prelucrare sau portabilitate a datelor. Evaluarea obligaţiilor legale ale Volvo şi a excepţiei de la aceste drepturi se va face pentru fiecare caz în parte.

De asemenea, aveţi dreptul să depuneţi către o autoritate de supraveghere orice plângere aveţi cu privire la modul în care VOLVO prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal. Pentru mai multe informaţii despre aceste drepturi şi despre modul în care puteţi să le exercitaţi, vă rugăm să contactaţi responsabilul de confidenţialitate a datelor din cadrul Volvo Group prin intermediul datelor de contact prezentate anterior.

Volvo încurajează revizuirea periodică a acestei notificări de confidenţialitate, pentru a rămâne la curent cu orice modificări aduse acesteia.

Ne rezervăm dreptul de a modifica această notificare de confidenţialitate după cum este necesar. Când o vom face, vom menţiona în partea de sus a acestei notificări de confidenţialitate data la care sunt efectuate astfel de modificări şi/sau data la care acestea intră în vigoare.