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Informativa sulla privacy - Rappresentante del cliente

 

La pubblicazione e la validità della presente versione decorrono dal 13/05/2021

 

La presente informativa fornisce indicazioni sul trattamento dei dati personali dei suoi clienti operato dal Gruppo Volvo ("Informativa sulla privacy"). Se l'utente è o è stato l'acquirente, o il dipendente di un'azienda acquirente, di un prodotto o servizio offerto da una società del Gruppo Volvo, i suoi dati personali possono essere soggetti a trattamento da parte dell'azienda
 

Ai fini della presente informativa, per "Gruppo Volvo" si intende AB Volvo (publ.) e le entità controllate direttamente o indirettamente da AB Volvo, incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, entità appartenenti a una delle principali Aree di business e Divisioni mezzi pesanti del Gruppo Volvo (nella loro forma presente e futura) come Volvo Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operation, Volvo Autonomous Solutions e Volvo Energy.
 

La presente Informativa sulla privacy si applica solo quando il Gruppo Volvo raccoglie o elabora in altro modo dati personali per i propri scopi (ovvero, quando il Gruppo Volvo (in autonomia o di concerto con altre entità) svolge la funzione di titolare del trattamento e determina pertanto gli scopi per i quali e il modo in cui eventuali dati personali sono trattati).
 

Si noti che il trattamento dei dati personali relativi al veicolo non è coperto dalla presente Informativa sulla privacy ma dall'Informativa sulla privacy per Operatori e conducenti.
 

La presente Informativa sulla privacy non si applica quando il Gruppo Volvo raccoglie o elabora in altro modo dati personali per conto di un'altra società, ad esempio per i concessionari indipendenti, gli importatori, i fornitori e i clienti del Gruppo Volvo.
 

Oltre alla presente Informativa sulla privacy, alcuni sistemi, applicazioni e processi del Gruppo Volvo possono prevedere proprie informative sulla privacy, che forniscono ulteriori dettagli su quali dati personali specifici vengono raccolti e su come vengono archiviati, utilizzati e trasferiti.

 

La società del Gruppo Volvo da cui l'utente, per conto proprio o del suo datore di lavoro, provvede o ha provveduto ad acquistare o noleggiare un prodotto o un servizio (di seguito "Volvo") è il titolare del trattamento dei dati personali che Volvo ottiene dall'utente e dalle altre fonti descritte di seguito.

"Titolare del trattamento" significa che è Volvo a decidere lo scopo e i mezzi per il trattamento dei dati personali dell'utente. Volvo è responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi delle leggi e delle normative vigenti in materia di protezione dei dati.  

In caso di domande sul trattamento dei propri dati personali, l'utente può contattare il responsabile della privacy del Gruppo Volvo al seguente indirizzo e-mail: gpo.office@volvo.com, oppure tramite posta o telefono ai seguenti recapiti:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Sweden 
+46 (0)31 66 00 00

Ai fini della presente Informativa sulla privacy, per "dati personali" si intendono tutte le informazioni relative a una persona specifica, oppure che identifichino o possano identificare una persona specifica. In altre parole, si tratta di qualsiasi informazione che possa essere collegata all'utente.  

Ai fini della presente Informativa sulla privacy, il termine "trattare" o "trattamento" indica qualsiasi utilizzo di dati personali come, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, l'archiviazione, l'adattamento, la modifica, il trasferimento, la messa a disposizione, il blocco, la cancellazione o la distruzione dei dati personali.

Base giuridica

Volvo può trattare i dati personali dell'utente sulla base di una o più delle seguenti basi giuridiche (ulteriori dettagli sono indicati anche di seguito).

  • Obblighi contrattuali. Volvo può trattare i dati dell'utente se tale trattamento è necessario per adempiere a un obbligo contrattuale nei confronti di quest'ultimo, ad esempio per rispettare i termini e gli accordi di un ordine o contratto di servizio sottoscritto dall'utente stesso o dal suo datore di lavoro.
  • Obblighi legali. Volvo può trattare i dati personali dell'utente se tale trattamento è necessario per ottemperare a un obbligo legale, ad esempio per ottemperare a ordinanze del tribunale e obblighi legali di segnalazione.
  • Legittimi interessi. Volvo può trattare i dati personali dell'utente se tale trattamento è necessario ai fini di un interesse legittimo perseguito da Volvo o da terzi. È generalmente considerato nell'interesse legittimo di Volvo gestire le sue operazioni quotidiane, compresa la gestione dei rapporto con i clienti, ma anche, più in generale, migliorare e sviluppare ulteriormente i prodotti e i servizi che offre (in autonomia o di concerto con terze parti) e includere nuovi prodotti e servizi innovativi. 

    Laddove nel presente documento si affermi che Volvo fa affidamento sui propri interessi legittimi per un determinato fine per il trattamento, Volvo è del parere che sui suoi interessi legittimi non possano prevalere gli interessi, i diritti o le libertà dell'utente alla luce (i) della trasparenza che Volvo garantisce in merito all'attività di trattamento, (ii) dell'approccio "privacy by design" di Volvo, (iii) della revisione periodica della privacy di Volvo e (iv) dei diritti di cui l'utente dispone in relazione all'attività di trattamento. Qualora desiderasse ulteriori informazioni su questo approccio al test di bilanciamento, l'utente può contattare il responsabile della privacy del Gruppo Volvo tramite i dati di contatto sopra indicati.
  • Interessi vitali. Qualora Volvo avesse valide ragioni per ritenere che il trattamento dei dati personali dell'utente possa prevenire o ridurre eventuali possibili danni significativi per l'utente stesso o altri, Volvo potrà trattarne i dati personali per proteggere gli interessi vitali dell'utente e altrui.
  • Consenso. In casi eccezionali, o in assenza di altre basi giuridiche applicabili, Volvo può richiedere il consenso esplicito dell'utente per trattare alcuni dati personali. Spetta all'utente scegliere se fornire tale consenso, in maniera del tutto volontaria.

Volvo può trattare le seguenti categorie di dati che, di per sé o in combinazione con altri dati, possono costituire dati personali e per i fini generici indicati nella Tabella 1 di seguito.

Nota: l'elenco riportato di seguito è fornito solo a titolo esemplificativo e non è inteso come un elenco esaustivo. Volvo non elaborerà necessariamente tutti i dati elencati di seguito per l'utente. Inoltre, alcune finalità del trattamento coincidono e l'utilizzo dei dati personali dell'utente da parte di Volvo può essere giustificato da più finalità.

Tabella 1 - Categorie, finalità e base giuridica del trattamento

Categorie di dati personali

Finalità del trattamento

Base giuridica del trattamento

Informazioni di contatto, come nome, e-mail e numero di telefono

 

 
  • · Consentire di mantenere un registro aggiornato dei rappresentanti dei clienti nei sistemi CRM di Volvo
  • · Consentire la fornitura di prodotti e servizi
  •  Consentire i richiami e gestione dei reclami relativi al prodotto (come richieste in garanzia e reclami per responsabilità da prodotto)
  • Consentire comunicazioni promozionali e marketing (ad esempio invio di newsletter, fornitura di materiale informativo, nonché di materiale promozionale e pubblicitario, inviti a eventi, ecc.)

 

  • Consentire i sondaggi clienti (come sondaggi relativi alla soddisfazione per i rivenditori, alla qualità dei prodotti e al miglioramento dei processi) 

 

  •  Consentire la fornitura di informazioni relative al codice open source specifico del prodotto attraverso processi Volvo approvati
  •    Obblighi contrattuali (per gestire la fornitura di prodotti e servizi e le richieste in garanzia)
  •   Obblighi legali (per gestire i richiami e i reclami per responsabilità da prodotto)
  •   Legittimo interesse (per gestire i rapporti con i clienti)
  •    Legittimo interesse (per gestire le richieste di informazioni dei clienti)

 

 

Dati organizzativi, come nome dell'azienda, posizione lavorativa, luogo di lavoro e Paese

 

 

  •  Consentire di mantenere un registro aggiornato dei rappresentanti dei clienti nei sistemi CRM di Volvo

 

 

  •    Legittimo interesse (per gestire i rapporti con i clienti)

 

 

Dati individuali, come lingua preferita, foto, taglia per l'abbigliamento e preferenze alimentari

 

  •   Consentire la comunicazione e attività di marketing nella lingua preferita

 

  •   Consentire la fornitura di servizi personalizzati (come prodotti di merchandising della giusta taglia)

 

  •   Legittimo interesse (per gestire il rapporto con i clienti)

 

  •    Consenso (quando ritenuto necessario, per gestire il rapporto con il cliente)

 

 

 

Dati correlati ai sistemi IT, come ID utente, password, dettagli di accesso nonché dati e log di utilizzo delle apparecchiature, delle applicazioni o dei servizi IT di Volvo

 

 

  •   Consentire l'uso di applicazioni e sistemi correlati ai clienti di Volvo

 

 

 

  •   Obblighi contrattuali (per fornire i servizi concordati)

 

  •    Legittimo interesse (per gestire l'accesso utente dei clienti, la protezione dei dati e la sicurezza informatica in generale)

 


Identificatori univoci relativi al veicolo, come l'ID del veicolo (inclusi VIN e ID telaio)

 

 

  •  Consentire la fornitura di informazioni relative al codice open source specifico del prodotto attraverso processi Volvo approvati

 

 

  •   Legittimo interesse (per gestire le richieste di informazioni dei clienti)

 

 

Dati relativi a produzione/riparazioni/assistenza, come il tracciamento e la registrazione delle attività (incluse le richieste in garanzia) svolte dall'utente in connessione con la produzione, la manutenzione, la riparazione o l'assistenza dei prodotti

 

 

  •   Consentire la risoluzione dei problemi di qualità relativi ai prodotti Volvo, che comportano l'uso di dati relativi al o generati dal veicolo/prodotto durante l'utilizzo di un prodotto di proprietà di Volvo

 

  •   Consentire la gestione delle richieste in garanzia e dei problemi legati alla responsabilità da prodotto

 

 

  •    Obblighi contrattuali (per gestire le richieste in garanzia e gli obblighi di assistenza e riparazione)

 

  •    Obblighi legali (per gestire i richiami e problemi legati alla responsabilità da prodotto)

 

 

Materiale visivo, come le riprese video registrate su un sistema televisivo a circuito chiuso ("CCTV") di una società del Gruppo Volvo installato nei locali della società del Gruppo Volvo applicabile o su altri sistemi video e di sicurezza/monitoraggio correlati, che si trovino o meno in strutture del Gruppo Volvo, ma per i quali Volvo dispone di un legittimo interesse per la visualizzazione/l'accesso

 

 

  •   Gestire gli aspetti di sicurezza nelle strutture del Gruppo Volvo

 

 

  •    Legittimo interesse (per mantenere la sicurezza, prevenire frodi o furti e, se applicabile, per contribuire alla conformità normativa)


Dati finanziari, come informazioni di credito o di pagamento e i dati del conto bancario

 

 

  •   Consentire il pagamento di prodotti e servizi

 

  •    Obblighi contrattuali (per gestire i pagamenti concordati)

 

 

 

Dati contrattuali, come ordini di acquisto, contratti e altri accordi tra l'utente e Volvo

 

  •   Consentire i servizi di gestione dei contratti

 

  •    Obblighi contrattuali (per gestire gli obblighi contrattuali quali la fornitura di prodotti e servizi)

 

 

 

Specifico per categorie speciali di dati personali

Si sottolinea in modo particolare che alcuni aspetti dei dati relativi a salute e sicurezza possono essere considerati categorie speciali di dati personali ai sensi delle leggi vigenti sulla protezione dei dati. Tali dati devono essere pertanto gestiti con la massima cura e richiedono ulteriori misure di protezione. Volvo tratterà categorie speciali di dati personali solo in caso di obbligo legale o di una legittima esigenza aziendale per il trattamento di tali dati (incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le prassi di prudenza attuate per contribuire a gestire le emergenze sanitarie generalizzate). In tali casi, Volvo informerà l'utente e (se richiesto dalla legge) chiederà il suo consenso esplicito per trattare tali dati. L'utente deve essere consapevole del fatto che l'accettazione di qualsiasi richiesta di consenso da parte di Volvo non costituisce una condizione del contratto dell'utente stesso.

Specifico per il monitoraggio CCTV

Volvo può utilizzare il monitoraggio CCTV (come definito sopra) ove consentito dalla legge. Il monitoraggio CCTV viene generalmente utilizzato per controllare e prevenire l'accesso non autorizzato alle strutture e alle apparecchiature Volvo, ma in alcuni Paesi può anche essere utilizzato anche allo scopo di garantire la conformità alle linee guida e alle procedure di salute e sicurezza e per scopi di miglioramento generale della produzione. Le immagini e le registrazioni CCTV sono archiviate in modo sicuro e accessibili solo in caso di necessità (ad esempio per indagare su un incidente).

Specifico per il processo decisionale automatizzato

Volvo non esegue in modo regolare e sistematico un processo decisionale automatizzato che produca effetti giuridici riguardanti le persone o che possa avere un effetto altrettanto significativo. Nel caso in cui interagisca con una società Volvo in cui viene eseguito tale processo decisionale automatizzato, l'utente deve ricevere un avviso specifico con dettagli di tale processo. 

Volvo ottiene i dati personali dell'utente principalmente dall'utente stesso, dal suo datore di lavoro o da terze parti con cui Volvo intrattiene relazioni commerciali. È responsabilità di tali terze parti accertarsi di avere il diritto di utilizzare e condividere i dati dell'utente con altri prima di condividerli con Volvo.

Alcuni dati personali potrebbero anche essere generati automaticamente dal sistema IT di Volvo, o equivalente, ad esempio durante la creazione dell'ID utente per i sistemi Volvo.

Fatte salve alcune informazioni richieste per legge, la decisione di fornire dati personali a Volvo è volontaria.

Tuttavia, è opportuno ricordare che Volvo ha necessità di trattare alcuni dati personali relativi all'utente per interagire con i suoi clienti a fini commerciali. Non fornire i dati personali può impedire la gestione e la consegna dei prodotti e dei servizi che l'utente o il suo datore di lavoro possono aspettarsi da Volvo. 

I dati personali dell'utente potrebbero essere condivisi con altre società del Gruppo Volvo e con alcune categorie di terze parti (come illustrato nei dettagli di seguito): ciò potrebbe comportare il trasferimento dei dati personali dell'utente in altri Paesi.

Condivisione dei dati personali all'interno del Gruppo Volvo

Il Gruppo Volvo è un'organizzazione globale con uffici e attività in tutto il mondo. I dati personali dell'utente possono essere trasferiti o essere accessibili a livello internazionale in tutte le attività globali del Gruppo Volvo e tra le sue varie entità e affiliate. Qualsiasi trasferimento dei dati personali ad altre società del Gruppo Volvo (compresi i trasferimenti dall'interno all'esterno dell'UE/del SEE) sarà regolato da un accordo interaziendale basato sulle clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o da altri meccanismi riconosciuti o approvati di volta in volta dalle autorità competenti. Tale accordo riflette gli standard contenuti nelle leggi europee in materia di protezione dei dati (incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE). Con questo accordo in vigore, tutte le entità del Gruppo Volvo devono rispettare le stesse regole interne e i diritti dell'utente rimangono gli stessi, indipendentemente dal luogo in cui il Gruppo Volvo elabora i dati.

Condivisione dei dati personali con terze parti esterne al Gruppo Volvo

Oltre a condividere i dati personali tra le società del Gruppo Volvo come sopra indicato, Volvo può anche condividere i dati personali dell'utente con alcune categorie di terze parti, tra cui:

  • Partner commerciali, come i fornitori e i provider di servizi del Gruppo Volvo in relazione alla loro fornitura di prodotti e servizi al Gruppo Volvo, ad esempio i provider di servizi IT.
  • Concessionarie indipendenti, come i concessionari privati del Gruppo Volvo allo scopo di gestire e sviluppare il rapporto commerciale con un cliente o potenziale tale;
  • Consulenti professionali, quali assicuratori, avvocati e altri consulenti professionali in relazione a richieste di risarcimento assicurativo, revisioni contabili e ricezione di servizi di consulenza.
  • Controparti e loro consulenti, ad esempio in relazione a transazioni commerciali e altri progetti o collaborazioni (inclusi progetti di fusione e acquisizione).
  • Prestatori di servizi di emergenza, come polizia, vigili del fuoco, ambulanza e assistenza stradale per proteggere gli interessi fondamentali dell'utente e di altri, ad esempio in relazione all'assistenza di emergenza.
  • Forze dell'ordine, autorità di regolamentazione e altri organismi pubblici e giudiziari in relazione ad obblighi legali quali ordinanze del tribunale oppure obblighi di segnalazione legale o se ritenuto necessario in casi eccezionali per proteggere l'interesse vitale dell'utente o di altri.

Qualsiasi fornitore di servizi e consulente professionale di terze parti a cui vengono comunicati i dati personali dell'utente è tenuto a proteggerne la riservatezza e la sicurezza e può utilizzarli solo in conformità alle leggi e ai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati.

Inoltre, nel caso in cui una società del Gruppo Volvo che si trova all'interno dell'UE/del SEE trasferisca dati personali a terze parti esterne che si trovano al di fuori dell'UE/del SEE, la società del Gruppo Volvo interessata si accerterà che siano in atto misure di salvaguardia appropriate in grado di garantire livelli adeguati di protezione dei dati personali, come richiesto dalle leggi vigenti in materia di protezione dei dati (incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE). Ad esempio ciò può includere l'uso di clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o altri meccanismi di volta in volta riconosciuti o approvati dalle autorità competenti.

In caso di domande sulle modalità con cui Volvo condividerà i dati personali, contattare il responsabile della privacy del gruppo VOLVO tramite i dati di contatto sopra indicati

Volvo adotta misure di sicurezza giuridiche, tecniche e organizzative appropriate e ragionevoli, ivi comprese misure di sicurezza informatica e di sicurezza fisica, per proteggere adeguatamente i dati personali.

Tali misure, adeguate ai rischi posti dal trattamento dei dati personali e alla loro sensibilità, tengono conto dei requisiti della legge locale vigente. Inoltre, le misure vengono continuamente migliorate in linea con lo sviluppo dei prodotti e servizi di sicurezza disponibili.

Durante l'uso dei suoi sistemi, Volvo richiede a tutti di rispettare le policy di sicurezza applicabili relative ai dati personali. 

Volvo conserverà i dati personali dell'utente finché esiste una legittima finalità aziendale per farlo (incluso, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, tenere conto di periodi contrattuali, requisiti di garanzia e responsabilità da prodotto, obblighi di segnalazione legale e/o requisiti di conservazione necessari per controversie previste).

Ove previsto dalle leggi e dai regolamenti vigenti in materia di protezione dei dati, l'utente può avere diritto a:

  • Richiedere l'accesso ai propri dati personali trattati da Volvo: questo dà all'utente il diritto di sapere se Volvo detiene suoi dati personali e, in tal caso, di ottenere informazioni e una copia di ogni specifico elemento e categoria di dati personali.
  • Richiedere una rettifica dei suoi dati personali: questo dà all'utente il diritto di far correggere i propri dati personali se inesatti o incompleti.
  • Opporsi al trattamento dei dati personali (per marketing diretto e altri scopi): questo dà all'utente il diritto di richiedere che Volvo cessi di trattare i suoi dati personali.
  • Richiedere la cancellazione o l'eliminazione dei propri dati personali: questo dà all'utente il diritto di richiedere la cancellazione o l'eliminazione dei propri dati personali, anche laddove tali dati personali non fossero più necessari per il raggiungimento degli scopi.
  • Richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali: questo dà all'utente il diritto di richiedere che Volvo tratti i suoi dati personali solo in circostanze limitate, anche con il consenso dell'utente stesso.
  • Richiedere la portabilità dei propri dati personali: questo dà all'utente il diritto di ricevere una copia (in un formato portatile e, se tecnicamente fattibile, facilmente utilizzabile) dei propri dati personali oppure di richiedere a Volvo di trasmettere tali dati personali a un altro responsabile del trattamento dei dati.
  • Revocare in qualsiasi momento il consenso, nel caso in cui Volvo tratti i dati personali dell'utente o parte di essi basandosi sul consenso dell'utente. In tal caso Volvo cesserà qualsiasi ulteriore attività di trattamento dei dati personali dell'utente o della parte rilevante di essi (tale revoca non pregiudicherà tuttavia la legalità delle attività di trattamento dei dati eseguite prima della revoca).

Si noti che Volvo potrebbe non essere sempre obbligata a soddisfare una richiesta di cancellazione, limitazione, opposizione o portabilità dei dati. È possibile che gli obblighi legali di Volvo e l'eccezione a tali diritti siano valutati caso per caso.

L'utente ha inoltre il diritto di presentare a un'autorità di vigilanza eventuali reclami riguardo al trattamento dei propri dati personali da parte di Volvo. Per ulteriori informazioni su questi diritti e su come esercitarli, contattare il responsabile della privacy del gruppo Volvo tramite i dati di contatto sopra indicati.

Volvo incoraggia a esaminare periodicamente la presente Informativa sulla privacy per restare al corrente di eventuali modifiche alla stessa.

Volvo si riserva il diritto di modificare la presente Informativa sulla privacy secondo necessità. In caso di modifiche, nella parte superiore della presente Informativa sulla privacy verrà annotata la data in cui tali modifiche sono state apportate e/o in cui entrano in vigore.