Persónuverndaryfirlýsing fyrir fulltrúa viðskiptavinar

Það fyrirtæki Volvo Group sem þú, fyrir eigin hönd eða fyrir hönd vinnuveitanda, hefur keypt eða leigt vöru eða þjónustu af (sem hér eftir nefnist „Volvo“) er ábyrgðaraðili persónuupplýsinganna sem Volvo aflar frá þér og eftir leiðunum sem lýst er hér á eftir.

„Ábyrgðaraðili“ þýðir að það er Volvo sem ákveður tilgang og aðferð við úrvinnslu persónuupplýsinga. Volvo ber ábyrgð á úrvinnslu persónuupplýsinga samkvæmt þar að lútandi gagnaverndarlögum og -reglugerðum.  

Ef þú hefur spurningar um úrvinnslu persónuupplýsinga skaltu hafa samband við persónuverndarfulltrúa Volvo Group á netfanginu gpo.office@volvo.com eða með því að hringja eða skrifa til:

AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Sverige 
+46 (0)31 66 00 00

Að því er varðar þessa persónuverndaryfirlýsingu eru „persónuupplýsingar“ allar upplýsingar sem varða tiltekinn einstakling eða sem auðkenna eða gætu auðkennt tiltekinn einstakling. Með öðrum orðum er um að ræða sérhverjar upplýsingar sem hægt er að tengja við þig.  

Að því er varðar þessa persónuverndaryfirlýsingu á hugtakið „vinna úr“ eða „úrvinnsla“ við um hvers kyns notkun á persónuupplýsingum, meðal annars þegar þeim er safnað eða þær skráðar, flokkaðar, geymdar, aðlagaðar eða þeim breytt, fluttar, gerðar aðgengilegar, aðgangur að þeim hindraður, þær afmáðar eða þeim eytt.

Lagalegar forsendur

Volvo kann að vinna úr persónuupplýsingum þínum á grundvelli einnar eða fleiri eftirtalinna lagalegra forsendna, sjá einnig frekari upplýsingar hér að neðan.

• Samningsbundin skylda Volvo kann að vinna úr gögnunum þínum ef slík vinnsla er nauðsynleg til að uppfylla samningsbundna skyldu gagnvart þér, til dæmis til að uppfylla skilmála og samþykktir pöntunar eða þjónustusamnings sem þú eða vinnuveitandi þinn hefur undirritað.
• Lagaleg skuldbinding. Volvo kann að vinna úr persónuupplýsingum þínum ef slík vinnsla er nauðsynleg til að uppfylla lagalega skuldbindingu, til dæmis til að framfylgja dómsúrskurði eða uppfylla tilkynningarskyldu.
• Lögmætir hagsmunir. Volvo kann að vinna úr persónuupplýsingum þínum ef slík úrvinnsla er nauðsynleg í þágu lögmætra hagsmuna Volvo eða þriðja aðila. Það telst að jafnaði til lögmætra hagsmuna Volvo að annast daglegan rekstur, þar á meðal að rækta viðskiptatengsl en einnig, í víðari skilningi, að þróa frekar vörurnar og þjónustuna sem fyrirtækið býður (eitt og sér eða með þriðju aðilum) ásamt því að þróa nýjar og nýstárlegar vörur og þjónustu. 
  
  Þegar tiltekið er í þessari yfirlýsingu að tilgangurinn með tiltekinni úrvinnslu sé byggður á lögmætum hagsmunum Volvo lítur Volvo svo á að hagsmunir, réttindi eða frelsi þitt vegi ekki þyngra en lögmætir hagsmunir Volvo með tilliti til (i) gagnsæi Volvo um úrvinnsluna, (ii) innbyggðrar og sjálfgefinnar persónuverndar Volvo (e. privacy by design), (iii) reglulegra persónuverndarúttekta Volvo og (iv) réttindanna sem þú nýtur hvað úrvinnsluna varðar. Þú getur fengið frekari upplýsingar um þetta mat á vægi með því að nota ofangreindar samskiptaupplýsingar til að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Volvo Group.

• Grundvallarhagsmunir. Volvo kann að vinna úr persónuupplýsingum þínum til að vernda grundvallarhagsmuni þína og annarra ef Volvo hefur gildar ástæður til að ætla að slík úrvinnsla persónuupplýsinga kunni að koma í veg fyrir eða draga úr hættu á að þú eða aðrir verði fyrir skaða.
• Samþykki. Í undantekningartilvikum, eða ef ekki er hægt að notast við aðrar lagalegar forsendur, kann Volvo að biðja um skýrt samþykki þitt fyrir úrvinnslu á tilteknum persónuupplýsingum. Slíkt samþykki er valfrjálst og algjörlega undir þér komið.

Volvo kann að vinna úr eftirtöldum gagnaflokkum sem, einir og sér eða ásamt öðrum gögnum, kunna að teljast til persónuupplýsinga og í þeim almenna tilgangi sem tilgreindur er í töflu 1 hér að neðan.

Athugið að á eftirfarandi lista eru aðeins tekin dæmi og honum er ekki ætlað að vera tæmandi. Volvo vinnur ekki endilega úr öllum upplýsingunum um þig sem tilgreindar eru hér að neðan, tilgangur úrvinnslunnar skarast öðru hverju og ef til vill er margþættur tilgangur sem réttlætir notkun okkar á persónuupplýsingum þínum.

Tafla 1 – Flokkar, tilgangur og lagalegar forsendur úrvinnslu

Nánar tiltekið um sérstaka flokka persónuupplýsinga

Sérstaklega skal tekið fram að sumir þættir heilsu- og öryggisupplýsinga kunna að teljast til sérstakra flokka persónuupplýsinga í skilningi gildandi persónuverndarlaga, sem meðhöndla skal af sérstakri gát og sem krefjast aukinna verndarráðstafana. Volvo vinnur aðeins úr sérstökum flokkum persónuupplýsinga ef Volvo hefur lagalega skuldbindingu eða lögmæta viðskiptaþörf til að vinna úr slíkum upplýsingum (til dæmis vegna varúðarráðstafana til að hafa stjórn á útbreiddum neyðartilvikum sem varða lýðheilsu). Í slíkum tilfellum látum við þig vita og (sé þess krafist samkvæmt lögum) fáum skýrt samþykki þitt fyrir úrvinnslu á slíkum upplýsingum. Tekið skal fram að samþykki þitt á beiðnum okkar um samþykki er ekki skilyrði fyrir samningnum okkar á milli.

Nánar tiltekið um eftirlitsmyndavélar

Volvo kann að notast við eftirlitsmyndavélar (CCTV) (samkvæmt áðurnefndri skilgreiningu) þar sem lög leyfa. Eftirlitsmyndavélar eru yfirleitt notaðar til að stýra aðgangi og koma í veg fyrir óheimilan aðgang að húsnæði og búnaði Volvo en í sumum löndum kunna þær einnig að vera notaðar til að tryggja að farið sé að heilbrigðis- og öryggisleiðbeiningum og -verkferlum og í almennum umbótatilgangi. Myndir og upptökur úr eftirlitsmyndavélum eru varðveittar með öruggum hætti og aðeins aðgengilegar þeim sem þurfa aðgang (til dæmis til þess að rannsaka atvik).

Nánar tiltekið um sjálfvirka ákvarðanatöku

Volvo innir ekki reglulega og kerfisbundið af hendi sjálfvirkar ákvarðanatökur sem hafa lagaleg eða álíka marktæk áhrif á einstaklinga. Eigir þú í samskiptum við Volvo-fyrirtæki sem innir slíka sjálfvirka ákvarðanatöku af hendi ættir þú að fá sérstaka tilkynningu með upplýsingum um sjálfvirku ákvarðanatökuna. 

Volvo aflar fyrst og fremst persónuupplýsinga frá þér eða vinnuveitanda þínum eða þriðja aðila sem við eigum viðskipti við. Slíkir þriðju aðilar eru ábyrgir fyrir því að ganga úr skugga um að þeir hafi rétt til að nota og deila upplýsingum um þig með öðrum áður en þeir deila upplýsingunum með okkur.

Einnig kann upplýsingatæknikerfi Volvo, eða sambærileg kerfi, að senda frá sér sumar persónuupplýsingar sjálfkrafa, til dæmis þegar notendaauðkenni fyrir Volvo-kerfi er búið til.

Fyrir utan tilteknar upplýsingar sem lög kveða á um er þér í sjálfsvald sett hvort þú veitir Volvo einhverjar persónuupplýsingar.

Athugaðu að Volvo verður að vinna úr tilteknum persónuupplýsingum til þess að geta átt samskipti við viðskiptavini í viðskiptalegum tilgangi. Séu persónuupplýsingar ekki veittar gæti það komið í veg fyrir afgreiðslu og afhendingu á vörum og þjónustu sem þú eða vinnuveitandi þinn kann að vænta frá Volvo. 

Persónuupplýsingum þínum kann að vera deilt með öðrum fyrirtækjum innan Volvo Group og með tilteknum flokkum þriðju aðila (samkvæmt frekari skilgreiningu hér á eftir), sem kann að fela í sér flutning persónuupplýsinganna til annarra landa.

Persónuupplýsingum deilt innan Volvo Group

Volvo Group er alþjóðlegt fyrirtæki með skrifstofur og starfsemi um allan heim og persónuupplýsingarnar þínar kunna að vera fluttar eða gerðar aðgengilegar á heimsvísu í alþjóðlegum rekstri og á milli ýmissa eininga og hlutdeildarfélaga Volvo Group. Sérhver flutningur persónuupplýsinga til annarra fyrirtækja innan Volvo Group (þar á meðal flutningur frá löndum innan ESB/EES til landa utan ESB/EES) lýtur millifyrirtækjasamningi sem byggir á samþykktum föstum samningsákvæðum ESB eða annarri tilhögun sem viðkomandi yfirvöld viðurkenna eða samþykkja á hverjum tíma.

Samningurinn samræmist kröfum evrópskra gagnaverndarlaga (þar á meðal almennu persónuverndarreglugerðarinnar). Samningurinn tryggir að allar einingar innan Volvo Group þurfa að fara eftir sömu innri reglum. Þetta þýðir einnig að réttindi þín eru þau sömu hvar sem Volvo Group vinnur úr upplýsingunum þínum.

Persónuupplýsingum deilt með þriðja aðila utan Volvo Group

Auk þess að deila persónuupplýsingum á milli fyrirtækja innan Volvo Group eins og tilgreint er hér að ofan kann Volvo einnig að deila persónuupplýsingum með tilteknum flokkum þriðju aðila, þar á meðal:

• samstarfsaðilum svo sem birgjum og þjónustuveitendum Volvo Group, í tengslum við vörurnar og þjónustuna sem þeir veita Volvo Group, til dæmis þjónustuveitendum á sviði upplýsingatækni;
• óháðum söluaðilum, svo sem umboðsaðilum Volvo Group, í þeim tilgangi að sinna og þróa viðskiptasamband við viðskiptavin eða hugsanlegan viðskiptavin;

• ráðgjöfum fyrirtækisins, svo sem vátryggjendum, lögfræðingum og öðrum ráðgjöfum í tengslum við vátryggingarkröfur, úttektir og ráðgjafarþjónustu sem veitt er;
• mótaðilum og ráðgjöfum þeirra, í tengslum við viðskipti og önnur verkefni eða samstarf (þar á meðal samruna og kaup);
• neyðarþjónustuaðilum, svo sem lögreglu, slökkviliði, sjúkraflutningaþjónustu og vegaaðstoð til þess að vernda grundvallarhagsmuni þína og annarra, til dæmis í tengslum við neyðaraðstoð;

• löggæsluaðilum, þ.e. eftirlitsyfirvöldum og öðrum opinberum stofnunum og handhöfum dómsvalds í tengslum við lagaskyldur á borð við dómsúrskurði eða lögbundna tilkynningarskyldu eða ef slíkt telst nauðsynlegt í undantekningartilvikum til þess að vernda grundvallarhagsmuni þína eða annarra.

Öllum þjónustuveitum þriðju aðila sem fá aðgang að persónuupplýsingum þínum er skylt að standa vörð um leynd og öryggi persónuupplýsinganna og þeim er aðeins heimilt að nota persónuupplýsingarnar í samræmi við gildandi gagnaverndarlög og -reglugerðir.

Fari svo að fyrirtæki innan Volvo Group innan ESB/EES flytji persónuupplýsingar til utanaðkomandi þriðju aðila utan ESB/EES mun viðkomandi fyrirtæki innan Volvo Group enn fremur ganga úr skugga um að gerðar hafi verið viðeigandi verndarráðstafanir til að verja persónuupplýsingar þínar með fullnægjandi hætti samkvæmt gildandi gagnaverndarlögum (þar á meðal almennri persónuverndarreglugerð ESB). Á meðal slíkra ráðstafana eru föst samningsákvæði sem ESB hefur viðurkennt eða álíka tilhögun sem viðkomandi yfirvöld viðurkenna eða samþykkja hverju sinni.

Ef þú hefur spurningar um hvernig Volvo deilir persónuupplýsingunum þínum skaltu hafa samband við persónuverndarfulltrúa VOLVO Group með því að nota ofangreindar samskiptaupplýsingar.

Volvo beitir viðeigandi og eðlilegum lagalegum, tæknilegum og skipulagslegum öryggisráðstöfunum, meðal annars hvað varðar öryggi í upplýsingatækni og efnislegt öryggi, til þess að vernda persónuupplýsingar með fullnægjandi hætti.

Þessar ráðstafanir hæfa áhættunni sem úrvinnsla persónuupplýsinga hefur í för með sér og viðkvæmu eðli persónuupplýsinganna og samræmast kröfum gildandi laga á hverjum stað. Auk þess eru stöðugar endurbætur gerðar á ráðstöfunum í samræmi við þróun tiltækra öryggisvara og -þjónustu.

Volvo krefst þess að allir einstaklingar sem nota kerfi Volvo fylgi viðeigandi öryggisreglum hvað varðar persónuupplýsingar. 

Volvo varðveitir persónuupplýsingar þínar meðan lögmætur viðskiptalegur tilgangur með því er fyrir hendi (til dæmis með hliðsjón af samningstímabilum, kröfum varðandi ábyrgðir og skaðsemisábyrgð, lögbundinni tilkynningarskyldu og/eða varðveislukröfum vegna mögulegra deilumála).

Þar sem gildandi gagnaverndarlög og -reglugerðir leyfa kannt þú að hafa rétt til þess að:

• Fara fram á að fá aðgang að persónuupplýsingunum um þig sem Volvo vinnur úr: þessi réttindi veita þér rétt til að vita hvort við höfum persónuupplýsingar um þig undir höndum og, ef svo er, fá upplýsingar um og afrit af tilteknum gögnum og flokkum persónuupplýsinga.
• Fara fram á að persónuupplýsingar þínar séu leiðréttar: þessi réttindi veita þér rétt til að láta leiðrétta persónuupplýsingar þínar ef þær eru ónákvæmar eða ófullnægjandi.
• Andmæla úrvinnslu persónuupplýsinga þinna (fyrir beina markaðssetningu og í öðrum tilgangi): þessi réttindi veita þér rétt til að krefjast þess að Volvo vinni ekki frekar úr persónuupplýsingum þínum.
• Fara fram á að persónuupplýsingar þínar séu afmáðar eða þeim eytt: þessi réttindi veita þér rétt til að fara fram á að persónuupplýsingar þínar séu afmáðar eða þeim eytt, þar á meðal í tilfellum þar sem ekki er lengur þörf á slíkum persónuupplýsingum til að ná fram tilætluðum tilgangi.
• Fara fram á að úrvinnsla persónuupplýsinga þinna sé takmörkuð: þessi réttindi veita þér rétt til að krefjast þess að Volvo vinni aðeins úr persónuupplýsingum þínum við takmarkaðar aðstæður, þar á meðal með samþykki þínu.
• Fara fram á flutning eigin persónuupplýsinga: þessi réttindi veita þér rétt til að fá afrit (á færanlegu og, sé það tæknilega mögulegt, aðgengilegu formi) af persónuupplýsingum þínum, eða fara fram á að Volvo sendi slíkar persónuupplýsingar til annars ábyrgðaraðila gagna.
• Sé úrvinnsla okkar á persónuupplýsingunum þínum, eða hluta þeirra, byggð á samþykki þínu getur þú hvenær sem er dregið samþykki þitt til baka, en þá hættir Volvo allri frekari úrvinnslu á persónuupplýsingunum þínum eða viðkomandi hluta þeirra (slík afturköllun á samþykki hefur þó ekki áhrif á lögmæti gagnaúrvinnslunnar sem fór fram áður en samþykkið var afturkallað).

Tekið skal fram að Volvo er ef til vill ekki alltaf skylt að verða við beiðni um eyðingu eða takmörkun, andmælum eða beiðni um flutning gagna. Lagaskyldur Volvo og undantekningar á slíkum réttindum kunna að vera metnar í hverju tilviki fyrir sig.

Þú hefur einnig rétt til að leggja allar kvartanir vegna úrvinnslu Volvo á persónuupplýsingum þínum fram til eftirlitsstofnunar. Frekari upplýsingar um þessi réttindi og hvernig hægt er að nýta þau má fá með því að nota ofangreindar samskiptaupplýsingar til að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Volvo Group.

Volvo mælir með því að fara yfir þessa persónuverndaryfirlýsingu reglulega til að fylgjast með því hvort einhverjar breytingar verði á henni.

Við áskiljum okkur rétt til að breyta þessari persónuverndaryfirlýsingu eftir þörfum. Þegar við gerum það skráum við dagsetninguna þegar slíkar breytingar eru gerðar og/eða taka gildi framarlega í þessari persónuverndaryfirlýsingu.