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Avis de confidentialité du consultant
 

Cette version a été publiée le 13/05/2021
 et est valide à compter de cette date.

Cet avis fournit des informations sur le traitement par le groupe Volvo des données personnelles de ses consultants (« Avis de confidentialité »). Si vous êtes actuellement consultant pour une société du groupe Volvo, ou si cela a été le cas par le passé, nous pouvons être amenés à traiter des données à caractère personnel vous concernant.
 

Aux fins du présent avis, le « groupe Volvo » désigne AB Volvo (publ.) et les entités contrôlées directement ou indirectement par AB Volvo, y compris, mais sans s'y limiter, les entités appartenant à l'un des principaux domaines d'activité et divisions de camions du Groupe Volvo (selon qu'elles existent) tels que Volvo Trucks, Volvo Bus, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions et Volvo Energy.
 

Le présent Avis de confidentialité s'applique uniquement lorsque le groupe Volvo collecte ou traite d'une autre manière des données personnelles aux fins du groupe Volvo (c'est-à-dire lorsque le Groupe Volvo, seul ou conjointement avec d'autres entités, est un contrôleur et détermine par conséquent les fins pour lesquelles et la manière dont toutes les données personnelles sont traitées).
 

Le présent Avis de confidentialité ne s'applique pas lorsque le groupe Volvo collecte ou traite d'une autre manière des données personnelles pour le compte d'une autre société, telle que les concessionnaires indépendants, les importateurs, les fournisseurs et les clients du groupe Volvo.
 

Outre cet Avis de confidentialité, certains systèmes, applications et processus du groupe Volvo peuvent contenir leurs propres avis de confidentialité, qui fournissent des détails supplémentaires sur les données personnelles spécifiques collectées et sur la manière dont elles sont stockées, utilisées et transférées.

La société du groupe Volvo avec laquelle vous travaillez actuellement ou pour laquelle vous avez travaillé dans le passé (ci-après dénommée « Volvo ») est le responsable du traitement des données personnelles que vous communiquez à Volvo et que d'autres sources décrites ci-dessous lui transmettent.

« Responsable du traitement » signifie que Volvo décide de l'objectif et des moyens pour le traitement de vos données personnelles. Volvo est responsable du traitement de vos données personnelles conformément à la législation et aux règlements en vigueur concernant la confidentialité des données.  

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la confidentialité du groupe Volvo à l'adresse suivante : gpo.office@volvo.com ou par courrier ou par téléphone à :

AB Volvo,
Att : Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Suède 
+46 (0)31 66 00 00

Aux fins du présent Avis de confidentialité, les « données personnelles » font référence à toute information concernant une personne spécifique, ou identifiant ou pouvant identifier une personne spécifique. En d'autres termes, il s'agit de toute information pouvant permettre d'établir un lien avec vous.  

Aux fins du présent Avis de confidentialité, le terme « traiter » ou « traitement » désigne toute utilisation de données personnelles, y compris, mais sans s'y limiter, la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, l'adaptation, la modification, le transfert, la mise à disposition, l'opposition, le blocage, la suppression ou la destruction de données personnelles.

Motif juridique

Volvo peut être amenée à traiter vos données personnelles sur la base de l'un ou de plusieurs des motifs juridiques suivants (consultez également d'autres détails ci-dessous).

  • Obligation contractuelle Volvo peut traiter vos données si un tel traitement est nécessaire pour remplir une obligation contractuelle envers vous, par exemple si vous êtes un consultant individuel et que Volvo doit se conformer au contrat de services de conseil mis en place avec vous.
  • Obligation légale. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation juridique, par exemple afin de respecter des décisions de justice et des dispositions légales en matière de déclarations.
  • Intérêts légitimes. Volvo peut traiter vos données personnelles si ce traitement est nécessaire aux fins d'un intérêt légitime poursuivi par Volvo ou un tiers. Les intérêts légitimes de Volvo consistent généralement à gérer ses activités quotidiennes, sécuriser ses installations et son équipement, et maintenir un contrôle interne. Afin que le traitement des données à caractère personnel de ses consultants soit basé sur l'équilibre des intérêts légitimes, Volvo procède à une évaluation au cas par cas. Par exemple, Volvo doit traiter certaines données personnelles pour permettre l'administration de votre mission de conseil lorsque l'intérêt légitime de Volvo est de gérer ses opérations quotidiennes ; ou Volvo doit traiter certaines données personnelles pour examiner l'état et l'emplacement de son équipement informatique là où l'intérêt légitime de Volvo est de sécuriser son équipement.

    Lorsqu'il est indiqué dans les présentes que Volvo s'appuie sur ses intérêts légitimes pour un objectif de traitement donné, Volvo est d'avis que ses intérêts légitimes ne sont pas supplantés par vos intérêts, droits ou libertés étant donné (i) la transparence que Volvo fournit sur l'activité de traitement, (ii) l'approche de confidentialité dès la conception de Volvo, (iii) l'examen régulier de la confidentialité de Volvo et (iv) les droits dont vous disposez en ce qui concerne l'activité de traitement. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur cette approche de test d'équilibrage, veuillez contacter le responsable de la confidentialité du groupe Volvo aux coordonnées indiquées ci-dessus.
  • Intérêts vitaux. Volvo peut traiter vos données personnelles pour protéger vos intérêts vitaux et ceux d'autrui si Volvo a des raisons valables de croire qu'un tel traitement de vos données personnelles peut prévenir ou réduire tout préjudice potentiel important pour vous ou pour autrui.
  • Consentement. Dans certains cas exceptionnels ou si aucun autre motif légal ne peut être invoqué, Volvo pourra solliciter votre autorisation explicite avant de traiter certaines données personnelles. Vous êtes libre de donner ou non votre autorisation.

Volvo peut traiter les catégories de données suivantes qui, en elles-mêmes ou en combinaison avec d'autres données, peuvent constituer des données personnelles et aux fins générales énoncées dans le Tableau 1 ci-dessous.

Veuillez noter que la liste ci-dessous comporte uniquement des exemples et ne saurait être exhaustive, et que Volvo ne traitera pas nécessairement toutes les données répertoriées ci-dessous à votre sujet. Certaines des finalités du traitement se chevaucheront et plusieurs finalités peuvent justifier notre utilisation de vos données personnelles.

Tableau 1 – Catégories, objectif et motif juridique du traitement

Catégories de données personnelles

Finalités du traitement

Motif juridique du traitement

 

Données individuelles, telles que le nom, la date de naissance, le numéro de sécurité sociale (ou équivalent), le sexe, la nationalité, la langue préférée, la situation matrimoniale et une photo

 

 

  •  Permettre l'enregistrement d'un consultant dans les systèmes informatiques de Volvo

 

  •  Administration générale de la mission

 

 

  •  Intérêt légitime (pour gérer la main-d'œuvre)

 

 

Données organisationnelles, telles que le numéro de cabinet-conseil, la description des services, le lieu de travail, l'unité commerciale, le service, le responsable et les subordonnés directs

 

 

  • Disposer d'un registre des consultants actualisé, y compris la production de rapports et de statistiques internes

 

  • Permettre des réorganisations internes et des projets de fusion et d'acquisition

 

 

  • Intérêt légitime (pour gérer la main-d'œuvre)

 

 

Coordonnées, telles que le lieu de travail, l'adresse du domicile, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone

 

 

  •  Communiquer avec les consultants

 

  • Préserver la responsabilité des dossiers professionnels

 

 

  •  Intérêt légitime (pour gérer et communiquer avec le personnel)

 

 

Données administratives de la mission de conseil, telles que le contrat de conseil et les informations relatives aux dates de début et de fin de la mission

 

 

  • Préserver la responsabilité des dossiers professionnels

 

  • Administration générale des conseils

 

 

  • Se conformer à une obligation légale

 

  •   Intérêt légitime (pour gérer la main-d'œuvre)

 

Données de temps, comme les heures de travail, le temps de travail, les vacances et les congés maladie

 

 

  • Permettre de garder une trace de votre temps de travail à des fins de facturation à votre employeur

 

 

  • Se conformer à une obligation légale

 

  •  Intérêt légitime (pour gérer la main-d'œuvre)

 

Données de sécurité, telles que les cartes d'accès, droits d'accès et utilisation des cartes et droits d'accès

 

 

  • Permettre le respect des obligations de Volvo visant à fournir un environnement de travail sûr (y compris le contrôle et la prévention des accès non autorisés aux locaux ou au matériel de Volvo) et à d'autres obligations relatives à l'environnement de travail telles que définies par le droit du travail ou de l'environnement

 

 

  •  Se conformer à une obligation légale

 

  • Protéger les intérêts vitaux

 

  •  Intérêt légitime (pour préserver la sécurité)

Données de santé et de sécurité, telles que des informations sur les incidents liés au travail et les congés maladie
  • Gérer la santé et la sécurité sur les sites du groupe Volvo
  •  Permettre la mise en place des services d'urgence en cas de situations d'urgence telles qu'un incendie, un accident, une maladie soudaine ou une agression physique
  • Se conformer à une obligation légale
  •  Protéger les intérêts vitaux
  •  Intérêt légitime (pour préserver la sécurité et gérer la main-d'œuvre)

Données de performance et d'évaluation, telles que les évaluations et les analyses liées aux missions précédentes et en cours
  • Permettre des activités concernant le développement/l'amélioration des compétences, ainsi que les évaluations et analyses de performances
  •  Permettre et suggérer des activités d'apprentissage et de formation
  • Se conformer à une obligation légale
  •  Intérêt légitime (pour gérer la main-d'œuvre)

Données de compétence, telles que les dossiers d'apprentissage et les activités de formation, ainsi que les autorisations de travail pertinentes
  • Gérer l'éducation, la formation et le développement
  • Intérêt légitime (pour gérer la main-d'œuvre)

Données administratives de déplacement, telles que des informations sur les voyages d'affaires, les détails de réservation, le numéro de passeport, les factures de déplacement et les indemnités
  •  Permettre les voyages d'affaires
  •  Intérêt légitime (pour gérer la main-d'œuvre)

Données informatiques, telles que l'ID utilisateur, les mots de passe, les informations de connexion, ainsi que les données et les journaux relatifs à votre utilisation de l'équipement informatique, des applications ou des services de Volvo, conformément aux politiques informatiques de Volvo, le cas échéant
  • Permettre la réalisation des tâches, telles que la rédaction d'e-mails, la création de documents, de rapports, de présentations, de schémas, etc.
  • Activation de l'utilisation appropriée des licences
  •  Permettre le suivi des stratégies de Volvo, y compris le code de conduite du groupe Volvo et les stratégies informatiques de Volvo, le cas échéant, afin de garantir le respect de ces stratégies et d'enquêter sur les activités interdites présumées
  • Se conformer à une obligation légale
  • Intérêt légitime (pour gérer les processus et les systèmes métier, la gestion des accès, la protection des données et la cybersécurité en général)

Données de support et de centre d'assistance, telles que des questions de votre part/de votre responsable Volvo/des RH concernant votre mission, votre équipement informatique ou l'assistance fournie à cet égard
  • Permettre de répondre aux questions de votre part/de votre responsable/des RH concernant votre emploi ou vos équipements/services informatiques ou la fourniture de l'assistance nécessaire à l'accomplissement de vos tâches
  • Intérêt légitime (pour gérer les processus et les systèmes métier)

Données de maintenance/réparation/service, comme le suivi et la consignation des activités entreprises par vous dans le cadre de la fabrication, la maintenance, la réparation ou l'entretien d'un véhicule du service
  • Permettre de vous offrir des avantages tels que l'accès à une voiture de service, ce qui implique l'utilisation de données relatives au véhicule ou de données générées par le véhicule lorsque vous avez utilisé une voiture du service
  • Intérêt légitime

Données du véhicule, telles que les données relatives au véhicule ou les données générées automatiquement par le véhicule si vous utilisez un véhicule appartenant à Volvo, par exemple un camion
  • Permettre des activités de recherche et de développement liées aux produits Volvo (par exemple, les camions), impliquant l'utilisation des données liées au véhicule ou des données générées lorsque vous avez utilisé la voiture d'un service
  • Intérêt légitime

Matériel d'image, comme des séquences vidéo enregistrées sur un système de télévision en circuit fermé (« CCTV ») d'une société du Groupe Volvo installé dans les locaux de la société du groupe Volvo concerné ou d'autres systèmes vidéo et de sécurité/surveillance associés, que ce soit dans les locaux du groupe Volvo ou non, mais pour lesquels nous avons un but légitime lorsque nous les visualisons/nous y accédons
  •  Gérer la santé et la sécurité sur les sites du groupe Volvo
  • Intérêt légitime (pour préserver la sécurité et la sûreté, prévenir la fraude ou le vol ; et (le cas échéant) pour aider à la conformité réglementaire)

Données sur les proches parents, par exemple le nom et les coordonnées des personnes que vous avez indiquées comme contacts en cas d'urgence
  • Communiquer avec les contacts d'urgence des consultants
  • Intérêt légitime (pour gérer et communiquer avec le personnel)

 

 

Les catégories spéciales de données personnelles

Il est spécifiquement noté que certains aspects des données de santé et de sécurité peuvent être considérés comme des catégories spéciales de données personnelles en vertu des lois en vigueur en matière de confidentialité des données. Ces données doivent être traitées avec un soin particulier et nécessitent des mesures de protection supplémentaires. Volvo ne traitera des catégories spéciales de données personnelles que si Volvo est autorisée par un accord à traiter ces données, a une obligation légale ou un besoin commercial légitime de traiter ces données (y compris, mais sans s'y limiter, des pratiques prudentes pour aider à gérer les urgences sanitaires généralisées). Dans de tels cas, Volvo vous en informera et (si la loi l'exige) demandera votre consentement explicite pour traiter ces données. Vous devez savoir que vous n'êtes pas tenu d'accepter quelque demande de consentement que ce soit de notre part pour obtenir un contrat avec nous.

La surveillance CCTV

Volvo peut utiliser la surveillance CCTV (telle que définie ci-dessus) lorsque la loi l'autorise. La surveillance CCTV est généralement utilisée pour contrôler l'accès aux locaux et aux équipements de Volvo. Toutefois, dans certains pays, elle peut également être utilisée dans le but de garantir le respect des directives et procédures de santé et de sécurité, ainsi qu'à des fins d'amélioration globale de la production. Les images et les enregistrements de vidéosurveillance sont stockés en toute sécurité et accessibles uniquement en cas de besoin (par exemple, pour enquêter sur un incident).

La prise de décision automatisée

Volvo n'effectue pas régulièrement et systématiquement une prise de décision automatisée produisant un effet juridique concernant des individus ou qui aurait un effet tout aussi significatif. Si vous interagissez avec une société Volvo qui effectue de telles prises de décision automatisées, vous devriez recevoir un avis spécifique décrivant les détails de la prise de décision automatisée. 

Volvo obtiendra principalement vos données personnelles auprès de vous-même, de votre responsable Volvo ou des RH, de votre employeur ou de tout autre tiers vers lequel vous nous avez orientés pour les obtenir.

Certaines données personnelles peuvent également être générées automatiquement à partir du système informatique de Volvo, ou équivalent, par exemple lors de la création de votre identifiant utilisateur sur les systèmes Volvo.

À l'exception de certaines informations requises par la loi, vous êtes libre de fournir ou non des données personnelles à Volvo. L'absence de communication de vos données personnelles à Volvo n'aura donc pas de conséquences négatives sur votre candidature.

Cependant, veuillez noter qu'il est nécessaire que Volvo traite certaines données personnelles vous concernant pour gérer votre mission de conseil avec Volvo, par exemple la fourniture d'outils et de services informatiques, les droits d'accès aux locaux de Volvo et la consignation des heures. En conséquence, Volvo ne sera pas nécessairement en mesure de vous engager en tant que consultant si vous ne fournissez pas certaines données personnelles nécessaires ou si vous n'autorisez pas Volvo à traiter ces données personnelles nécessaires dans le cadre de votre mission.

Vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres sociétés du groupe Volvo et avec certaines catégories de tiers (comme détaillé ci-dessous), ce qui peut impliquer le transfert de vos données personnelles vers d'autres pays.

Partage de données personnelles au sein du groupe Volvo

Le groupe Volvo est une organisation mondiale avec des bureaux et des opérations dans le monde entier, et vos données personnelles peuvent être transférées ou être accessibles au niveau international dans l'ensemble de ses activités mondiales et entre ses différentes entités et filiales. Tout transfert de vos données personnelles vers d'autres sociétés du groupe Volvo (y compris les transferts de l'intérieur de l'UE/EEE vers l'extérieur de l'UE/EEE) sera régi par un accord intersociétés basé sur des clauses contractuelles standard approuvées par l'UE ou d'autres mécanismes qui auront été reconnus ou approuvés par les autorités compétentes le cas échéant.

Un tel accord reflète les normes contenues dans la législation européenne sur la protection des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Cet accord signifie que toutes les entités du groupe Volvo doivent se conformer aux mêmes règles internes. Cela implique également que vos droits restent les mêmes, quel que soit l'endroit où vos données sont traitées par le groupe Volvo.

Partage de données personnelles avec des tiers en dehors du groupe Volvo

Outre le partage de données personnelles entre les sociétés du groupe Volvo comme indiqué ci-dessus, Volvo peut également partager vos données personnelles avec certaines catégories de tiers, notamment :

  • Partenaires commerciaux, tels que les fournisseurs et prestataires de services du groupe Volvo dans le cadre de leur fourniture de produits et services au groupe Volvo, par exemple les prestataires de services informatiques et les agences de voyage.
  • Conseillers professionnels, tels que les assureurs, avocats et autres conseillers professionnels dans le cadre de demandes d'indemnisation, d'audits et de la réception de services de conseil.
  • Partenaires et leurs conseillers, comme dans le cadre de projets de fusion et d'acquisition.
  • Fournisseurs de services d'urgence, tels que la police, les pompiers, les ambulances et l'assistance routière pour protéger vos intérêts vitaux et autres, par exemple dans le cadre d'une assistance d'urgence.
  • Forces de l'ordre, autorités de réglementation et autres organes publics et judiciaires dans le cadre d'obligations légales telles que des ordonnances judiciaires ou des dispositions légales en matière de déclarations, ou si cela est jugé nécessaire dans des cas exceptionnels pour protéger votre intérêt vital ou celui d'autrui.

Les prestataires de services tiers et les conseillers professionnels auxquels vos données personnelles sont divulguées, sont censés et tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, et ils ne peuvent utiliser vos données personnelles que conformément aux lois et réglementations applicables en matière de confidentialité des données.

En outre, si une société du groupe Volvo située dans l'UE/EEE transfère des données personnelles à des tiers externes qui sont situés en dehors de l'UE/EEE, la société du groupe Volvo concernée s'assurera que des garanties appropriées sont en place pour fournir des niveaux adéquats de protection de vos données personnelles comme l'exigent les lois applicables en matière de confidentialité des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Par exemple, cela peut inclure l'utilisation de clauses contractuelles types approuvées par l'UE ou de tout autre mécanisme qui a été reconnu ou approuvé par les autorités compétentes le cas échéant.

Si vous avez des questions sur la manière dont Volvo partagera vos données personnelles, veuillez contacter le responsable de la confidentialité du groupe Volvo via les coordonnées indiquées ci-dessus.

Volvo utilise des mesures de sécurité juridiques, techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables, y compris des mesures de sécurité des technologies de l'information et des mesures de sécurité physique, pour protéger adéquatement les données personnelles.

Ces mesures sont adaptées aux risques posés par le traitement des données personnelles et à la sensibilité des données personnelles, et tiennent compte des dispositions de la législation locale applicable. En outre, les mesures sont continuellement améliorées en fonction du développement des produits et services de sécurité disponibles.

Volvo exige que toutes les personnes respectent les politiques de sécurité applicables relatives aux données personnelles lors de l'utilisation des systèmes Volvo. 

Volvo conserve normalement vos données personnelles pendant la durée de la mission de conseil et comme documenté dans notre calendrier de conservation des données et les suppléments applicables. Une fois votre mission terminée, Volvo ne traitera que les données personnelles jugées nécessaires à la réalisation des objectifs pour lesquels elles auront été collectées et jusqu'à ce que ces objectifs aient été atteints ou, le cas échéant, plus tard afin de respecter les obligations légales locales ou de satisfaire à toute exigence légale en cas de litige ou de réclamation réel, menacé ou prévu.

Vous pouvez avoir le droit, lorsque cela est prévu par les lois et réglementations en vigueur en matière de confidentialité des données, de :

  • Demander l'accès aux données personnelles que Volvo traite à votre sujet : ce droit vous autorise à savoir si nous détenons des données personnelles vous concernant et, le cas échéant, à obtenir des informations et une copie des éléments et catégories spécifiques de données personnelles.
  • Demander une rectification de vos données personnelles : ce droit vous autorise à faire corriger vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
  •  Vous opposer au traitement de vos données personnelles : ce droit vous autorise à demander à Volvo de ne plus traiter vos données personnelles.
  • Demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles : ce droit vous autorise à demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles, y compris lorsque ces données personnelles ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs.
  • Demander la limitation du traitement de vos données personnelles : ce droit vous autorise à demander à Volvo de traiter vos données personnelles uniquement dans des circonstances limitées, y compris avec votre consentement.
  • Demander la portabilité de vos données personnelles : ce droit vous autorise à recevoir une copie (dans un format portable et, si cela est techniquement faisable, facilement utilisable) de vos données personnelles, ou à demander à Volvo de transmettre ces données personnelles à un autre responsable du traitement.
  • Si notre traitement de vos données personnelles ou d'une partie de celles-ci est basé sur votre consentement, de retirer à tout moment votre consentement, auquel cas Volvo cessera toute activité de traitement supplémentaire de vos données personnelles ou de la partie pertinente de celles-ci (quel que soit le cas, un tel retrait n'affectera pas la légalité des activités de traitement des données avant le retrait).

Veuillez noter que Volvo n'est pas toujours obligée de donner suite à une demande de suppression, de restriction, d'objection ou de portabilité des données. Les obligations légales de Volvo et l'exception à ces droits seront évaluées au cas par cas.

Vous êtes également en droit de porter toute réclamation que vous pourriez avoir concernant le traitement par Volvo de vos données personnelles à la connaissance d'une autorité de contrôle. Pour en savoir plus sur ces droits et la manière de les exercer, veuillez contacter le délégué à la confidentialité du Groupe Volvo via les coordonnées spécifiées ci-dessus.

Volvo vous invite à passer en revue régulièrement cet Avis de confidentialité pour rester informé de toute modification qui pourrait être apportée.

Nous nous réservons le droit de modifier cet Avis de confidentialité si nécessaire. Lorsque nous apportons des modifications, nous indiquons dans la partie supérieure de cet Avis de confidentialité la date à laquelle de telles modifications ont été apportées et/ou la date de leur entrée en vigueur.