Deze verklaring bevat informatie over de verwerking door de Volvo Group van persoonsgegevens van personen die solliciteren op openstaande vacatures binnen de Volvo Group ('Privacyverklaring'). Als u heeft gesolliciteerd naar een functie bij een bedrijf van de Volvo Group, kunnen we persoonsgegevens over u verwerken.
In het kader van deze kennisgeving betekent de 'Volvo Group' AB Volvo (publ.) en entiteiten die direct of indirect worden gecontroleerd door AB Volvo, inclusief maar niet beperkt tot de entiteiten die behoren tot een van de belangrijkste bedrijfsgebieden en truckafdelingen van de Volvo Group (zoals die van tijd tot tijd bestaan) zoals Volvo Trucks, Volvo Bus, Volvo Construction Equipment, Renault Trucks, Arquus, Volvo Penta, Mack Trucks, Volvo Financial Services, Volvo Group Connected Solutions, Volvo Technology, Volvo Group Purchasing, Volvo Group Real Estate, Volvo Treasury, Volvo Information Technology, Volvo Group Trucks Operations, Volvo Autonomous Solutions en Volvo Energy.
Deze privacyverklaring is alleen van toepassing wanneer Volvo Group persoonsgegevens verzamelt of anderszins verwerkt voor de doeleinden van Volvo Group (dat wil zeggen wanneer Volvo Group (alleen of samen met andere entiteiten) een verwerkingsverantwoordelijke is en daarom de doeleinden bepaalt waarvoor en de manier waarop eventuele persoonsgegevens worden verwerkt).
Als Volvo een arbeidsovereenkomst met u aangaat, valt onze verwerking van uw persoonsgegevens onder de Privacyverklaring voor werknemers van de Volvo Group.
Deze privacyverklaring is niet van toepassing wanneer Volvo Group persoonsgegevens verzamelt of anderszins verwerkt namens een ander bedrijf, zoals de onafhankelijke dealers, importeurs, leveranciers en klanten van de Volvo Group.
Naast deze privacyverklaring kunnen sommige systemen, toepassingen en processen van de Volvo Group hun eigen privacyverklaringen bevatten, die aanvullende details geven over welke specifieke persoonsgegevens worden verzameld en hoe deze worden opgeslagen, gebruikt en overgedragen.
Het bedrijf van de Volvo Group waar u naar een functie heeft gesolliciteerd (hierna 'Volvo' genoemd) is de verantwoordelijke voor de persoonsgegevens die Volvo van u verkrijgt en voor de andere bronnen die hieronder worden beschreven.
'Beheer' betekent dat Volvo bepaalt met welk doel en welke middelen uw persoonsgegevens worden verwerkt. Volvo is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens conform de van toepassing zijnde wetten en voorschriften voor de privacy van persoonsgegevens.
Mocht u vragen hebben over het verwerken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de Volvo Group Privacy Officer op gpo.office@volvo.com of per post of telefoon op:
AB Volvo,
Att: Group Privacy Office, afdeling AA14100, VGHQ
SE-405 08
Göteborg, Zweden
+46 (0) 31 66 00 00
Voor de doeleinden van deze privacyverklaring is 'persoonsgegevens' alle informatie over een specifieke persoon of die een specifieke persoon identificeert of kan identificeren. Met andere woorden, het is elk stukje informatie dat aan u kan worden gekoppeld.
Voor de doeleinden van deze privacyverklaring betekent de term 'verwerken' of 'verwerking' elk gebruik van persoonsgegevens, inclusief maar niet beperkt tot het verzamelen, opnemen, ordenen, opslaan, aanpassen, wijzigen, overdragen, beschikbaar stellen, blokkeren, verwijderen of vernietiging van persoonsgegevens.
Juridische grond
Volvo verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een van de hieronder vermelde juridische gronden die hier nader worden toegelicht.
Volvo kan de volgende categorieën gegevens verwerken die, op zichzelf of in combinatie met andere gegevens, persoonsgegevens kunnen vormen en voor de algemene doeleinden die worden vermeld in Tabel 1 hieronder.
Houd er rekening mee dat de onderstaande lijst slechts een lijst met voorbeelden is en niet bedoeld als een uitputtende lijst, en dat Volvo niet noodzakelijk alle onderstaande gegevens over u zal verwerken. Sommige verwerkingsdoeleinden overlappen elkaar en er kunnen verschillende doeleinden zijn die ons gebruik van uw persoonsgegevens rechtvaardigen.
Tabel 1 - Categorieën, doel en juridische grond voor verwerking
Categorieën van persoonsgegevens |
Doeleinden van verwerking |
Juridische grond voor verwerking |
---|---|---|
Individuele gegevens, zoals naam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, voorkeurstaal en foto
|
|
|
Contactgegevens, zoals huisadres, e-mailadres en telefoonnummer
|
|
|
IT-gerelateerde gegevens, zoals e-mail en wachtwoord voor het Volvo-wervingssysteem inclusief automatische berichten en andere communicatie |
|
|
Competentiegegevens, zoals CV, inclusief informatie over werkgerelateerde ervaring, opleiding, trainingen, professionele lidmaatschappen, diploma's, referentiebrieven en andere gegevens die u ons verstrekt tijdens interviews op onze locaties of via digitale kanalen
|
|
|
Prestatie- en evaluatiegegevens, zoals persoonlijke en analytische tests in verband met wervingsprocessen
|
|
|
Gezondheidsgegevens, zoals resultaten van gezondheidsonderzoeken en drugtests (alleen voor bepaalde functies)
|
|
|
Beveiligingsgegevens, zoals informatie verkregen via achtergrondcontroles (alleen voor bepaalde functies) |
|
|
Specifiek over bijzondere categorieën persoonsgegevens
Er wordt specifiek op gewezen dat sommige aspecten van gezondheids- en beveiligingsgegevens kunnen worden beschouwd als speciale categorieën met persoonsgegevens onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensprivacy, en dat ze met extra zorg moeten worden behandeld en aanvullende beschermingsmaatregelen vereisen. Volvo verwerkt alleen speciale categorieën persoonsgegevens als Volvo wettelijk verplicht is om dergelijke gegevens te verwerken en/of als Volvo uw uitdrukkelijke toestemming heeft gekregen om dergelijke gegevens te verwerken. In dergelijke gevallen zal Volvo u informeren en (indien wettelijk verplicht) uw uitdrukkelijke toestemming vragen om dergelijke gegevens te verwerken. U dient zich ervan bewust te zijn dat het geen voorwaarde in uw contract met ons is dat u instemt met een verzoek van ons om toestemming.
Specifiek over cameratoezicht
Volvo mag cameratoezicht gebruiken (zoals hierboven gedefinieerd) waar dit wettelijk is toegestaan. Cameratoezicht wordt over het algemeen gebruikt om ongeoorloofde toegang tot de gebouwen en apparatuur van Volvo te controleren en te voorkomen, maar in sommige landen kan het ook worden gebruikt om naleving van richtlijnen en procedures voor gezondheid en veiligheid te waarborgen en voor algemene productieverbeteringsdoeleinden. Camerabeelden en -opnames worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk op need-to-know-basis (bijvoorbeeld om een incident te onderzoeken).
Specifiek over geautomatiseerde besluitvorming
Het online wervingssysteem van de Volvo Group kan screeningsvragen bevatten om te bepalen of kandidaten over bepaalde, vooraf aangegeven minimale competenties beschikken voor de functies waarop is gesolliciteerd. Houd er rekening mee dat als u een negatief antwoord geeft op een van de screeningsvragen, u automatisch uit het wervingsproces kunt worden verwijderd via automatische beslissingsmechanismen in het wervingssysteem. In dat geval ontvangt u een automatisch bericht dat uw aanvraag is afgewezen.
Volvo verkrijgt uw persoonsgegevens primair van uzelf, bijvoorbeeld tijdens de sollicitatieprocedure. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verkregen via een derde partij, bijvoorbeeld van iemand die u heeft doorgegeven om uw persoonsgegevens te verkrijgen, bijvoorbeeld wanneer we contact opnemen met referenties die door u aan Volvo zijn verstrekt, of van serviceproviders die namens Volvo handelen (bijvoorbeeld achtergrondonderzoek en verificatie van opleiding, vroegere dienstbetrekking, referenties en gezondheidsonderzoeken).
Sommige persoonsgegevens kunnen ook worden verzameld via het IT-systeem van Volvo of een equivalent daarvan, bijvoorbeeld als u in dienst bent of eerder bent geweest bij een bedrijf van de Volvo Group of als consultant bij een bedrijf van de Volvo Group bent aangesteld.
Behalve voor bepaalde informatie die wettelijk vereist is, is uw beslissing om persoonsgegevens aan Volvo te verstrekken vrijwillig. U zult daarom geen nadelige gevolgen ondervinden als u uw persoonsgegevens niet aan Volvo wilt verstrekken.
Houd er echter rekening mee dat het voor Volvo noodzakelijk is om bepaalde persoonsgegevens die op u betrekking hebben, te verwerken om uw sollicitatie naar een functie bij Volvo te beheren. Dienovereenkomstig kan Volvo u mogelijk geen baan aanbieden als u bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens niet verstrekt of Volvo niet toestaat bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens te verwerken in verband met uw sollicitatie.
Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere bedrijven van de Volvo Group en met bepaalde categorieën van derde partijen (zoals hieronder nader toegelicht), wat kan inhouden dat uw persoonsgegevens naar andere landen worden overgedragen.
Delen van persoonsgegevens binnen de Volvo Group
De Volvo Group is een wereldwijde organisatie met kantoren en activiteiten over de hele wereld, en uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen of internationaal toegankelijk zijn voor de wereldwijde bedrijven van de Volvo Group en tussen de verschillende entiteiten en gelieerde ondernemingen. Alle overdrachten van uw persoonsgegevens aan andere bedrijven van de Volvo Group (inclusief overdrachten van binnen de EU/EER naar buiten de EU/EER) vallen onder een intercompany-overeenkomst op basis van door de EU goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere mechanismen die erkend zijn of van tijd tot tijd worden goedgekeurd door de relevante autoriteiten. Een dergelijke overeenkomst weerspiegelt de normen die zijn opgenomen in de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU). Het hebben van deze overeenkomst betekent dat alle entiteiten van de Volvo Group zich aan dezelfde interne regels moeten houden. Het betekent ook dat uw rechten hetzelfde blijven, ongeacht waar uw gegevens door Volvo Group worden verwerkt.
Delen van persoonsgegevens met derden buiten de Volvo Group
Naast het delen van persoonsgegevens tussen bedrijven uit de Volvo Group, zoals hierboven uiteengezet, kan Volvo uw persoonsgegevens ook delen met bepaalde categorieën derde partijen, waaronder:
Alle externe dienstverleners en professionele adviseurs aan wie uw persoonsgegevens worden verstrekt, worden geacht en zijn verplicht om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen en mogen uw persoonsgegevens alleen gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy.
Verder, in het geval dat een bedrijf van de Volvo Group dat is gevestigd binnen de EU/EER persoonsgegevens doorgeeft aan externe derden die zich buiten de EU/EER bevinden, zal het relevante bedrijf van de Volvo Group zich ervan vergewissen dat er passende waarborgen zijn die voldoende beschermingsniveaus voor uw persoonsgegevens bieden, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU). Dit kan bijvoorbeeld het gebruik van door de EU goedgekeurde modelcontractbepalingen omvatten of een ander mechanisme dat van tijd tot tijd wordt erkend of goedgekeurd door de relevante autoriteiten.
Als u vragen heeft over hoe Volvo uw persoonsgegevens deelt, neem dan contact op met de VOLVO Group Privacy Officer via de bovenstaande contactgegevens.
Volvo maakt gebruik van passende en redelijke juridische, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder beveiliging van informatietechnologie en fysieke beveiligingsmaatregelen, om persoonsgegevens adequaat te beschermen.
Deze maatregelen zijn afgestemd op de risico's van de verwerking van persoonsgegevens en op de gevoeligheid van de persoonsgegevens en houden rekening met de vereisten van de toepasselijke lokale wetgeving. Daarnaast worden de maatregelen continu verbeterd in lijn met de ontwikkeling van beschikbare beveiligingsproducten en -diensten.
Volvo vereist dat alle personen zich houden aan het toepasselijke beveiligingsbeleid met betrekking tot persoonsgegevens bij het gebruik van Volvo-systemen.
Volvo bewaart uw persoonsgegevens normaal gesproken totdat het wervingsproces is afgerond, en twee (2) jaar daarna (of langer afhankelijk van de toepasselijke arbeidswetgeving) om te voldoen aan de noodzaak om dergelijke persoonsgegevens te gebruiken in het geval van een feitelijk, dreigend of verwacht geschil of een claim (bijvoorbeeld op grond van discriminatie).
Als er toestemming is verleend voor het opslaan van persoonsgegevens voor toekomstige wervingsbehoeften, worden deze opgeslagen tot een toekomstige werving van de sollicitant niet meer relevant is en/of tot een dergelijke toestemming wordt ingetrokken.
U heeft mogelijk het recht om het volgende te doen, als de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy daarin voorziet:
Houd er echter rekening mee dat Volvo niet altijd hoeft te voldoen aan een verzoek om de gegevens te verwijderen, te bewerken, te corrigeren of over te dragen. Dit wordt per geval beoordeeld op basis van de wettelijke verplichtingen van Volvo en de uitzonderingen op dergelijke rechten.
U heeft ook het recht klachten die u mogelijk heeft betreffende Volvo's verwerking van uw persoonsgegevens voor te leggen aan een toezichthoudende instantie. Voor meer informatie over deze rechten en hoe u ze kunt uitoefenen, kunt u contact opnemen met de Volvo Group Privacy Officer via de hierboven vermelde contactgegevens.
Volvo raadt aan om deze privacyverklaring regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen daarin.
We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring indien nodig te wijzigen. Wanneer we dat doen, zullen we bovenaan deze privacyverklaring de datum noteren waarop dergelijke wijzigingen zijn aangebracht en/of wanneer ze van kracht worden.